La comunicación efectiva con clientes y proveedores es esencial para el éxito de las empresas. En un mundo cada vez más interconectado, el uso de sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange o EDI) es una forma de mejorar la comunicación y la eficiencia en la cadena de suministro.
Este sistema permite a las empresas intercambiar información vía electrónica con clientes y proveedores de forma automática y segura; al mismo tiempo que ayuda a reducir errores, automatizar procesos y aumentar la productividad de tus equipos de trabajo.
Beneficios que proporciona el intercambio de datos
Una de las ventajas más importantes que puedes obtener con EDI es la automatización de procesos que anteriormente se realizaban por medio de papeles, por ejemplo, órdenes de compra, facturas electrónicas u órdenes de pago.
La conexión se hace directamente al sistema de gestión de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) o al Customer Relationship Management (CRM) y toda la comunicación es automática, incluyendo la información que se emite por parte de la empresa, y la que el remitente envía.
Pero también contribuye a:
- Reducir errores humanos en el proceso de intercambio, así como la pérdida de documentación entre tu empresa y sus proveedores o clientes.
- Disminuir costos y tiempo del personal que debe revisar papeles, facturas o archivos recibidos.
- Mejorar la eficiencia en la cadena de suministro, ya que se evita la pérdida de documentos y se reducen los tiempos de espera, por ejemplo, al hacer una orden de compra, enviar la factura y recibir el pago.
- Mejorar la satisfacción de tus clientes, proveedores o, incluso, tus empleados, que pueden enviar y recibir sus datos de forma automatizada a través de un portal para proveedores, viáticos o de facturación.
- Aumentar la seguridad de la información almacenada, dado que todos los documentos se pueden guardar en la nube, teniendo seguridad, restricción a quien puede visualizarlos y ser recuperados en cualquier momento, algo que no sucede con los papeles; lo cual requiere espacio físico y puede propiciar que se rompan o se pierda información importante.
¿Cómo implementar el intercambio electrónico de datos en su empresa?
Para cada organización, los procesos a automatizar son diferentes, de acuerdo con su operación, por lo que los primeros pasos serían:
- Revisa cuáles actividades de documentación o comunicación son repetitivas, por ejemplo, envío de órdenes de compra a cierta área o la realización o recepción de facturas correspondientes al cierre del mes.
- Considera las particularidades de tu propia empresa, como el volumen de facturación o transacciones comerciales.
- Integra el sistema EDI a la infraestructura digital que tienes actualmente. Busca opciones que se adapten al software que ya utilizas.
- Realiza pruebas y verifica que la implementación satisface tus necesidades de procesos de áreas, ayudando y eficientizando los procesos.
- Capacita al personal para hacer más eficientes las tareas y que pueda resolver algunas de las problemáticas más comunes en caso de que se presenten.
Por último, ten en cuenta que obtener el mayor beneficio de un sistema como EDI consiste en tener una planificación cuidadosa, en la que deben participar todos los departamentos involucrados.
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