Los sistemas de facturación electrónica son herramientas que ayudan a los dueños de pequeñas empresas a gestionar su negocio, estos sistemas permiten mantener las cuentas en control para el buen funcionamiento de la organización.
Elementos de los sistemas de facturación eficaces
Algunas características de un buen sistema de facturación son:
- Que permita un flujo de trabajo de facturación fluido y automatizado para ahorrar tiempo en el trabajo manual.
- Que sea fácil de usar para que cualquier persona, que no necesariamente se dedique a la contabilidad, administre el sistema para determinar cuándo facturar, a quién facturar y cuánto impuesto cobrar por cada transacción.
- Que su interfaz sea intuitiva para trabajar eficazmente con base en las necesidades de la empresa.
- Que te permite la movilidad y poder realizar las facturas cuando las necesites, donde las necesites: Versión web, app móvil.
- Que cuente con visibilidad y transparencia para conocer la salud del negocio. Uno de los informes de ayuda a las empresas es el de los ingresos recurrentes mensuales.
- Personalización, algunos sistemas de facturación permiten personalizar facturas con logotipos, por ejemplo. Esto ayuda a generar mayor confianza con los clientes.
- Que cuente con funciones de seguridad. El Servicio de Administración Tributaria estableció medidas para asegurar la integridad de la información de una factura electrónica, como: cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en la Resolución Miscelánea Fiscal y su anexo 20; y los elementos que se requieren para iniciar sesión como la e.firma y el certificado de sellos digital.
Además, existen controles de seguridad que los sistemas de facturación electrónica deben cumplir enfocados principalmente en el cumplimiento de la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información de los contribuyentes. Los contribuyentes deben tener de forma disponible información que necesiten en el tiempo que así lo quieran de manera segura.
- Que el proveedor cuente con atención al cliente para ayudar al usuario en la navegación o cualquier duda sobre el sistema de facturación.
Otros aspectos más prácticos que debe tener en cuenta al momento de buscar un sistema de facturación son:
- Asegurarse que tanto el cliente como el emisor tengan su domicilio y régimen fiscal.
- El sistema de facturación debe desglosar los impuestos.
- Debe cumplir con los complementos necesarios para el contribuyente.
- Debe ser un sistema autorizado por el SAT.
- Si la empresa lo requiere, un buen sistema de facturación permite la integración con otros sistemas como el de inventario para una emisión mucho más ágil de la factura.
Para la consulta de los proveedores de facturas autorizados por el SAT hay que dirigirse al portal del SAT en el apartado de Consultas de orientación para ver la lista de todos los proveedores.
Algunos de los proveedores cuentan con servicios gratuitos para la certificación de facturas y es posible contratar a más de un proveedor de facturas.
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Todas las empresas necesitan de un buen sistema de facturación para administrar su negocio, por esta razón es importante fijarse en los requisitos básicos que hacen de los sistemas de facturación herramientas seguras y fáciles de usar.
Fuentes:
https://fastspring.com/blog/10-features-your-billing-software-needs-to-have/
