¿Estás buscando un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC)? Con SW sapien® puedes integrar tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) o software de facturación de una forma rápida y sencilla.
1. Identifica cuál es el servicio de timbrado más adecuado para tu empresa
Contamos con tres servicios principales para el timbrado de tus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI):
- Si tu ERP o software genera un archivo XML que ya viene sellado, nosotros hacemos el proceso y te regresamos el XML perfectamente validado, sellado y timbrado.
- En el caso de que solo generes el archivo en formato XML, nosotros podemos agregar el certificado de sello digital, validarlo y timbrarlo.
- Si lo que generas es un archivo JSON, el web service te ayuda a generar el XML, para que sea sellado y timbrado.
Adicionalmente, en SW sapien® nos adaptamos a los procesos de facturación que tiene tu empresa. Si tu software de facturación no utiliza ninguna de estas tres alternativas y generas archivos en otro tipo de formato, podemos generar un desarrollo a la medida para crear la factura electrónica.
Escuchamos las necesidades que tiene tu empresa para el timbrado y validamos de qué manera genera la información de la factura, para poderla convertir estos documentos en un XML, que posteriormente pueda ser sellado y timbrado.
2. Determina el lenguaje de programación de tu software o ERP
Para consumir nuestros servicios puedes hacerlo por medio de alguna interfaz de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés).
En GitHub podrás encontrar distintos repositorios de librerías para diferentes lenguajes de programación como PHP, .NET o Java.
Las API que puedes encontrar aquí, te ayudarán a consumir todos nuestros servicios, no solo el timbrado. Ahí mismo podrás acceder a la descarga, validación y cancelación de CFDI, así como todos los procesos para recuperar facturas, para gestionar o para dar de alta usuarios.
3. ¿Ya migraron a la versión 4.0 de los CFDI?
Ten presente que durante todo 2022, los CFDI versión 3.3 y 4.0 han estado conviviendo en los sistemas de facturación, pero en 2023 ya solo será válido el CFDI 4.0.
Asegúrate de conocer las diferencias entre estas dos versiones y cuáles son los datos que debe contener esta última, para que al momento de timbrar, no presente errores.
Verifica que en la parte de referencias o encabezados, ya hiciste el cambio a la versión 4.0. Además, los datos como nombre o razón social y código postal deben ser iguales a los que se encuentran registrados en el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Si alguna de las facturas no permite el timbrado, la recomendación es que verifiques estos datos, con la constancia de situación fiscal actualizada.
Otro tip es que tengas a la mano el Anexo 20, que es la guía de llenado de las facturas electrónicas. En este enlace puedes revisar los datos más actualizados, así como las preguntas frecuentes que te ayuda a resolver el SAT.
Ahí mismo encontrarás la matriz de errores actualizada. Descarga la última versión, porque el SAT constantemente está haciendo cambios a este documento.
4. Conoce los ejemplos de los CFDI 4.0
Si todavía tienes dudas de cómo debe integrarse una factura electrónica, aquí puedes revisar algunos ejemplos de diferentes tipos de CFDI; además de la versión 4.0, también hay ejemplos del complemento de pagos 2.0, nómina 1.2 revisión C, carta porte 2.0 o retenciones 2.0.
Si necesitas ejemplos de una factura de ingresos, egresos, traslado o en formato JSON, los vas a encontrar en el mismo apartado.
5. Realiza pruebas de timbrado
Una vez que ya tienes todos los datos que debe contener un CFDI y ya cuentas con la estructura de tu documento, es hora de hacer pruebas para asegurarte que todo salga de forma adecuada.
Con SW sapien®, tienes a tu disposición un ambiente de pruebas, que es igual al ambiente productivo; para acceder a él puedes solicitar tu usuario en el siguiente enlace sin ningún costo.
El proceso de timbrado es igual al que se realiza en productivo, pero tiene la ventaja de que no te cuesta timbres y tampoco queda registro de la factura en el SAT, por lo que la contabilidad de la empresa no se verá afectada de ninguna manera.
Para timbrar CFDI de pruebas, aquí puedes revisar los Certificados de Sello Digital (CSD) y los RFC que el SAT pone a disposición de los contribuyentes.
Si en este punto hay algún error al momento de timbrar las facturas, consulta la matriz de errores, para que sea más fácil solucionarlo.
Una vez que ya has hecho pruebas y si todo ha salido bien, es hora de pasar a productivo.
6. Cambia a modo productivo y empieza a timbrar
Lo único que debes hacer en este punto es cambiar la URL, para pasar al ambiente productivo. Recuerda que también debes cambiar tu cuenta, o las credenciales para acceder a él.
Aquí puedes conocer más sobre cómo funciona el nuevo administrador de timbres 2.0 y cómo gestionar los timbres que tienes disponibles.
7. ¡Ya estás listo para empezar a timbrar!
Con todos estos pasos habrás logrado integrar tu ERP o tu sistema de facturación con el web service, SW smarter®, y ya puedes empezar a timbrar tus facturas.
Si todavía tienes alguna duda técnica, aquí te decimos cómo levantar un ticket de servicio en nuestra mesa de ayuda.
Otra recomendación es que te mantengas actualizado con las últimas disposiciones del SAT, porque constantemente hacen cambios a sus catálogos o matriz de errores.
También ha ampliado plazos para la entrada en vigor de ciertos CFDI y complementos, por ejemplo, la última que realizó fue a la factura de nómina 4.0 y al CFDI 4.0, que estarán vigentes a partir del 1 de abril de 2023.
¿Necesitas más información para integrar tus sistemas al web service SW smarter®? Permítenos ayudarte. Nuestros asesores pueden revisar tus requerimientos y necesidades y ofrecerte la alternativa más adecuada para tu empresa.
