Tener un Certificado de Sello Digital no vigente o cargar la información de este archivo digital necesario para facturar, puede llevar a errores de timbrado y, sobre todo, frenar la operación comercial de tu negocio.
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Los errores relacionados con el Certificado de Sello Digital (CSD) en el proceso de timbrado de las facturas electrónicas puede tener consecuencias negativas que impactan negativamente la validez y aceptación de los comprobantes digitales (CFDI).
Recordemos que el CSD es un archivo digital muy importante para las empresas: es uno de los requisitos obligatorios y requeridos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para facturar.
El otro es la Firma Electrónica (FIEL), más ese es otro tema qué trataremos en su oportunidad.
El CSD resulta tan importante, que garantiza la autenticidad y unicidad de los comprobantes digitales al generarlos, así como otorgar su timbre por parte del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
Y cuando decimos comprobantes digitales, nos referimos a los diferentes tipos que existen de acuerdo con las nuevas obligaciones fiscales del SAT. Entre estos, facturas electrónicas, recibos de nómina digital, carta porte y complementos para CFDI, etc.
Si una factura o recibo de nómina, por ejemplo, llegará a ser emitido con un sello digital caduco; el documento no tendría validez fiscal.
En estos casos, se tendría que cancelar el comprobante y expedir uno nuevo usando un CSD vigente.
Lo anterior es un ejemplo de los errores más frecuentes que pueden suceder en las empresas, relacionado con sus procesos de emisión y timbrado de facturas.
Aquí te enlistamos otros más a tomar en cuenta a fin de evitar el mensaje de: “error al generar el timbrado de CFDI”.
El primero, como ya se mencionó arriba, tiene que ver con un CSD caduco: importante recordar que este archivo digital tiene fecha de vencimiento y debe ser renovado antes de su expiración con el objetivo de garantizar la validez de las facturas.
También se puede dar un uso incorrecto del sello digital; por lo cual en los negocios es preciso asegurarse de utilizar el CSD correcto para cada tipo de comprobante fiscal y para la empresa emisora es esencial.
El uso incorrecto puede llevar a la invalidación de la factura.
Incompatibilidad entre CSD y PAC: El Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que emite el timbre fiscal debe ser compatible con el tipo de CSD utilizado. La incompatibilidad puede generar problemas en la validación
Errores en la Configuración del CSD en Sistemas: Configurar incorrectamente el CSD en sistemas de facturación o contabilidad puede llevar a errores en el proceso de timbrado. Es crucial seguir las indicaciones proporcionadas por las autoridades fiscales.
Incluso, si hay un cambio o actualización del CSD; hay que ingresar esta información en todas las plataformas y sistemas relacionados con la emisión de facturas. No hacerlo puede resultar en problemas de timbrado.
Otro error a mencionar: CSD no vinculado a RFC autorizado. No olvidar que cada CSD debe estar vinculado a un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) autorizado. Si no es así, puede causar problemas en la emisión de facturas electrónicas.
Importancia del CSD
Además de avalar la identidad de todo contribuyente como Persona Física o Moral, el CSD, como ya lo dijimos, es necesario para emitir facturas electrónicas.
El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es quien emite los CSD para prevenir la falsificación o manipulación de los datos fiscales. Así, los contribuyentes pueden emplear un sólo sello para todas sus operaciones.
