Ninguna empresa quiere problemas con autoridades fiscales o laborales por inconsistencias, errores y omisiones en el cálculo de la nómina: aquí te decimos los puntos críticos a considerar para evitar caer en riesgo fiscal.
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Desde el 2014, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció como obligación la Nómina Digital para las empresas con empleados.
La disposición cambió la manera de generar y entregar los recibos relacionados con el pago de sueldos y salarios.
Hoy, son comprobantes digitales, o CFDI, y por lo mismo deben cumplir con las normas establecidas por la autoridad fiscal.
De inicio, recordemos que desde 2023 la única versión oficial y válida de los comprobantes digitales es el CFDI 4.0.
Todos los recibos de Nómina Digital emitidos por las empresas, sin importar su tamaño y giro, tienen que incluir los requisitos que determina dicha versión.
Quienes no lo hagan, se enfrentan a que sus gastos por concepto de pago de sueldos y salarios no sean deducibles.
Y en estos tiempos de vigilancia por parte del SAT a los contribuyentes, se suma la posibilidad de estar en una situación de riesgo fiscal y, por consecuencia, ser sujeto de revisiones o auditorías realizadas por el organismo tributario.
El cual, a partir de los CFDI emitidos, conoce exactamente las operaciones de una empresa; sus obligaciones a cumplir y cómo ha sido ese cumplimiento.
Actualmente, el SAT está en facultades de indagar en la información que se tiene de las compañías, contable y fiscalmente hablando.
A través de su Programa de Vigilancia del cumplimiento de obligaciones, el cual tiene como objetivo que los contribuyentes presenten declaraciones y pagos de manera oportuna; además de asegurar que lo hagan de manera oportuna y en caso de no ser así invitar a su regularización.
Se trata de una vigilancia profunda, enfocada a identificar diferencias, inconsistencias y omisiones en el cumplimiento de las obligaciones fiscales, incluyendo la Nómina Digital.
Cabe mencionar, que esas discrepancias, como las llama la autoridad en lenguaje fiscal, en su gran mayoría no son intencionales. Estas pueden ser errores humanos que se cometen al registrar y procesar la información contable y de los comprobantes digitales.
Más el SAT, ahora, está muy atento y utiliza nuevas tecnologías, como la Inteligencia Artificial y Machine Learning, para detectar inconsistencias en los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Acciones que forman parte del Plan Maestro 2024 del SAT, dado a conocer en enero de este año.
Problemas a evitar
Bajo ese escenario, a ninguna empresa le gustaría tener problemas con las autoridades fiscales o laborales relacionadas con el cálculo de la nómina.
Hay puntos críticos relacionados con la Nómina Digital, como análisis laborales o la validación de CFDI de nómina para ganar seguridad de no tener incumplimientos, así como diferencias que coloquen a las empresas en situación de riesgo fiscal.
Aquí explicamos algunos con el objetivo de prevenir esa situación, o identificar antes que el SAT lo haga y además de corregir con anticipación.
- CFDI 4.0
Arriba mencionamos la importancia de estar en la versión 4.0 del CFDI; este es el primer punto a cuidar a fin de prevenir riesgo fiscal; pues está relacionado con emitir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) de nómina de manera correcta.
No olvidemos, que existen cambios en los requisitos obligatorios para garantizar el cumplimiento fiscal y laboral. A saber: incluir la información del emisor y receptor, nombre completo, RFC, dirección fiscal completa y régimen fiscal.
Así como, el Uso del CFDI distinto a CN01 para nómina 4.0
Considerar los valores fijos definidos por el SAT para los comprobantes de nómina, los cuales fueron establecidos en los catálogos publicados por dicho organismo.
Su uso ayuda a dar uniformidad en la información y evita errores en la emisión de los CFDI.
La recomendación es revisar esas y otras modificaciones a partir de la aprobación del CFDI 4.0. - Prestaciones laborales y su análisis
Las empresas deberán analizar el tratamiento fiscal a las prestaciones; es decir, deberán clasificar ingresos y considerar los riesgos fiscales que marca la Ley del ISR.
De igual modo, identificar las percepciones del Salario Base de Cotización. Por último, se debe tener en cuenta, las reglas que señala la Ley Federal del Trabajo. - Validar los CFDI de Nómina
Frecuentemente, las empresas tienen errores en los datos del CFDI de nómina y estos principalmente están en la información de los empleados.
A fin de evitarlo, es necesario hacer una revisión detallada para actualizar los datos y saber exactamente el tratamiento a dar en el cálculo de la nómina. Esto evitará sanciones y además caer en riesgo fiscal.
También deberá asegurarse la generación del CFDI de nómina por los conceptos de percepción para los empleados de acuerdo con la Ley del ISR (LISR), como son:
- Primas de seguro de vida.
- Gastos médicos de cualquier tipo.
- Las cantidades entregadas al empleado por concepto de anticipos de nómina y viáticos.
También cuidar el ISR Retenido vs. ISR Declarado; sobre todo para sueldos y asimilados. - Cálculo correcto de Impuestos Sobre la Nómina (ISN)
El ISN, es un impuesto estatal y depende de la ubicación de registro de los establecimientos de la empresa.
El tratamiento es completamente determinado por la legislación local, tanto en el monto como en el procedimiento de pago. - Salario del trabajador
Salario del Trabajador por debajo del salario mínimo vigente, es una de las discrepancias que los robots del SAT pueden detectar e interpretar como discrepancia. Cuida este dato.
Recomendaciones finales
Adicionalmente, la cancelación de los CFDI de nómina también debe cuidarse; cuando se realice hay que comunicar el motivo.
En el caso de la Nómina Digital, como se puede ver, mucha de la información está relacionada con el trabajador y esta deberá, incluso, coincidir con la Constancia de Situación Fiscal del mismo.
De ahí, la importancia de verificar la información como parte de un conjunto de controles en la gestión de la nómina digital; desde la captura y registro de los datos, cálculo de la nómina, revisión y auditorías internas para asegurar que todo está correcto con el objetivo de evitar riesgo fiscal.
