Evita complicaciones en la recepción, revisión, aprobación y pago de facturas a tus proveedores: aquí tienes una pequeña guía de cómo atender esas problemáticas que pueden surgir.
El intercambio de documentos entre una empresa y sus proveedores, no escapa a que puedan surgir problemáticas que complican la relación de negocio.
Aun cuando el proceso de facturación se ha automatizado demasiado con el uso obligatorio del CFDI, todavía en muchas empresas es posible ver las filas de proveedores que llevan sus facturas impresas y otros documentos en papel de respaldo con el único objetivo de recibir el pago correspondiente.
Burocracia con proveedores
Esta situación genera una primera problemática que puede afectar negativamente la gestión de proveedores a partir del CFDI: la actividad de recibir, revisar, autorizar y pagar las facturas se vuelve un proceso muy largo, incluso hasta burocrático donde participan diferentes personas de las áreas contable, de Tesorería y Cuentas por Pagar, entre otras.
En la mayoría de los casos, el proveedor no tiene visión del estatus de sus facturas: no sabe cuándo ni cómo le van pagar, dañando la relación comercial.
Dentro de las empresas, también hay riesgos: existe el error humano y pueden perderse, traspapelarse o dañarse los documentos, obligando a iniciar desde cero el proceso de pago a proveedores.
Facturas no deducibles
La validación y verificación de los comprobantes digitales a fin de asegurar que estos cumplan con los requisitos de ley más recientes del SAT, representa una segunda problemática a atender al interior de las compañías cuando hablamos de gestión de proveedores.
No olvidemos, que desde este año: es obligatoria la emisión y recepción de CFDI 4.0, el cual establece nuevos requisitos, información y validaciones.
Desde una perspectiva de receptores de facturas, resulta muy importante asegurarse que los proveedores hayan emitido sus comprobantes de acuerdo con los lineamientos de la nueva versión 4.0 del CFDI, además de tener los datos correctos y actualizados de sus clientes.
Los RFC y regímenes fiscales deben ser los correctos, además no debe haber diferencias en los nombres y códigos postales registrados en las bases de datos de los proveedores, entre otros.
De ahí la importancia de contar con mecanismos efectivos de validación de facturas, a fin de evitar complicaciones como cancelación de facturas y posterior re-emisión o no deducibilidad de comprobantes.
¿Tu proveedor emite facturas falsas?
Tercera problemática a resolver: saber si tus proveedores han sido incluidos en las Listas Negras del SAT y fueron identificados como EFOS.
Se vuelve necesario incluir en la gestión de proveedores como actividad del día a día, saber el estatus de cada uno de ellos; lo cual puede convertirse en una tarea titánica y muy compleja.
Más, si la compañía recibe decenas o cientos de facturas de proveedores de todo tipo y tamaño. Muy importante: conocer el estatus del proveedor en cuanto Listas Negras del SAT.
En caso, de que uno de tus proveedores sea catalogado como EFO, se deberán tomar decisiones. Dependiendo de la gravedad de su situación: terminar la relación pagando las facturas pendientes; o, si no es tan grave, continuar. En cada caso, informar al SAT.
O tomar medidas para amparar las deducciones con dicho proveedor y evitar acciones legales del SAT, previstas en el Artúclo 69-B del CFF.
Una buena solución
Resolver estas problemáticas se convierte en tarea sencilla de aplicas la tecnología, SW sapien te proporciona un portal de proveedores con los siguientes beneficios:
- Medio de comunicación entre la empresa y los proveedores: estos últimos pueden cargar todas sus facturas y quien la recibe corre procesos en automático; simplificando el proceso de recepción de CFDIs, validaciones y autorización en un tiempo corto.
- Verificación y validación de las facturas en dos caminos:
- Cumplimiento de los requisitos del SAT para la emisión y recepción de CFDI, incluyendo la versión 4.0.
- Conocer el estatus de los proveedores en relación a las Listas Negras del SAT o si están clasificados como EFOs.
- Un portal personalizado, que se adapta a las necesidades y requerimientos actuales de las empresas, y que crece en cuanto funcionalidades cuando lo pidan de acuerdo con sus procesos y reglas de negocio.
- Integración con ERP o sistema administrativo, eliminando procesos manuales en la captura y registro de facturas, identificación de pagos, montos a pagar y relacionamiento con órdenes de compra.
No olvides que la gestión de tus proveedores es un aspecto fundamental para el desarrollo de cualquier negocio y por consiguiente para el éxito del mismo.
