¿Cómo evitar riesgo fiscal con proveedores?

Los proveedores representan una pieza clave en el funcionamiento de tu empresa: son socios en la práctica y las operaciones, ¿Cómo haces su tratamiento fiscal? ¿Tus registros contables están 100% correctos y completos? Aquí te decimos qué aspectos cuidar fiscal y contablemente para evitar cualquier riesgo.

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Luego que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) diera a conocer su Plan Maestro 2024, en donde intensifica las acciones de recaudación y fiscalización a contribuyentes, poniendo, entre otros aspectos, especial atención en las inconsistencias que puedan presentarse en los CFDI.

Y esto incluye a los proveedores con que se relacionan las empresas, pues en materia fiscal uno de los aspectos más importantes a cuidar es, nuevamente, con quién se relacionan. 

Y respecto a los proveedores hay 4 acciones a tomar en cuenta y vigilar para evitar caer en riesgo fiscal por alguna discrepancia que se presente con estas empresas.

1. Verificar proveedores en listas negras - EFOs

Asegurar que no estén en la listas negras del SAT clasificados como contribuyentes que presuntamente simulan operaciones a través de la emisión de facturas o comprobantes fiscales digitales.

Para verificar, el SAT pone a disposición el servicio de consulta de contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes, de acuerdo con el Artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación (CFF).

Utilizar ese servicio, ayuda a saber cuáles proveedores están identificados como EFOs, tanto presuntos como definitivos.

2. Cumplimiento de archivos XML, de acuerdo con Anexo 20

Recordemos que el Anexo 20 es la guía técnica donde la autoridad fiscal estipula los lineamientos y requisitos con los cuales se deben generar los archivos XML de los CFDI.

De tal modo, que ayuda a recolectar datos de calidad contando con información homogénea y también tiene el propósito de integrar los procesos fiscales de los contribuyentes.

Las especificaciones del Anexo 20 dictan la estructura, forma y sintaxis que deben ctener los comprobantes digitales emitidos. Esto, facilita que la información de estos documentos se integré de una forma más organizada.

Si las facturas de tus proveedores no cumplen con lo mencionado arriba, podrías estar en complicaciones que deriven en riesgo fiscal.

Situación que es posible resolver utilizando un software contable o de facturación electrónica, que incluya funcionalidades de validación de XML de CFDI.

3. Cancelación de CFDIs, ya declarados

Con la entrada en vigor del CFDI 4.0, el proceso de cancelación de facturas incluyó cambios, como la necesidad de indicar los motivos de cancelación de los comprobantes.

Mas, si algunas de las facturas de los proveedores fueron canceladas sin que se diera aviso o enla Contabilidad empresarial no han identificado la cancelación de estas; es probable que sean contabilizadas y, todavía más complicado, declaradas ante el SAT.

Este escenario pone en situación de riesgo fiscal al receptor por diferencias en la presentación de sus obligaciones como declaraciones y pago de impuestos.

Se hace importante asegurar que todas las facturas estén vigentes y en el caso de las canceladas, corregir la situación.

4. Método de pago: PUE / PPD

Entre las dudas más frecuentes en el llenado de las facturas electrónicas 4.0, esta el registro del Método de Pago, utilizando PPD para indicar que la operación no se pagará en el momento, sino de forma diferida haciendo necesario que se expida un Complemento de Pago.

PUE cuando se da una liquidación en una sola exhibición y no es necesario un complemento.

Es necesario que ambos escenarios estén claros a fin de que no existan discrepancias en relación a la información que tiene el SAT de las operaciones de las empresas a partir de la emisión de los CFDI.

Para evitar riesgos fiscales en las relaciones con tus proveedores, es crucial implementar un conjunto de prácticas y controles que aseguren el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la integridad de las transacciones comerciales. Aquí te presento algunas estrategias clave:

Otros dos escenario a cuidar en la relación con proveedores, tiene que ve con:

• CFDIs de pago pendientes de recibir.
• Contribuyentes Persona Físicas detallar muy bien en los CFDI sus retenciones.

Finalmente, en la emisión y validación de Facturas Electrónicas con proveedores, asegurar que todas las facturas emitidas por los proveedores cumplan con los requisitos legales establecidos por el SAT.

Considerando la validación de CFDIs, utilizando las herramientas del SAT o software de terceros para verificar que el CFDI sea valido, esté vigente y no haya sido cancelado.

Implementar estas estrategias ayudará a minimizar los riesgos fiscales asociados con tus proveedores. 

El objetivo es garantizar que todas las transacciones estén debidamente documentadas y cumplan con las leyes fiscales vigentes. 

Esto no solo protegerá a tu empresa de posibles sanciones y problemas fiscales, sino que también fortalecerá las relaciones comerciales y mejorará la eficiencia operativa.