Si estás pensando conectar tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) o cualquier otro software a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para el timbrado de tus facturas electrónicas, hay algunos elementos clave que debes tener en consideración.
Los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) deben cumplir con ciertos requisitos para tener validez ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Al mismo tiempo tu sistema debe estar integrado con un PAC para que el timbrado sea válido, ágil y evites errores.
Es por ello que lo primero que debes considerar es el tipo de timbrado o servicio que vas a requerir. En SW smarter® tenemos tres alternativas:
- Timbrado corporativo. Para este caso, tu sistema o ERP genera un archivo XML que ya viene sellado y únicamente será timbrado por nuestro web service.
- Emisión timbrado. En este servicio te ayudamos con el sellado y timbrado, una vez que se ha generado el archivo en formato XML.
- Emisión timbrado JSON. En esta alternativa se recibe un archivo JSON que debe tener una estructura definida, para que posteriormente generemos el XML de tu factura electrónica y que pueda ser sellada y timbrada.
Para estos dos últimos servicios deberás contar con tu Certificado de Sello Digital (CSD). Los archivos .cer, .key y la contraseña del CSD se cargan directamente en un sitio seguro de SW sapien®, para que se realice el sellado de las facturas electrónicas.
¿Cómo te vas a conectar a nuestros servicios?
Contamos con diferentes API, librerías y otras herramientas que permiten la conexión entre las diferentes aplicaciones, sistemas o ERP con nuestro servicio web.
Aquí puedes encontrar un repositorio de librerías para distintos lenguajes de programación como C#, Java, PHP, Delphi, Visual FoxPro o Visual Basic 6. Mientras que en este otro apartado podrás encontrar las diferentes API.
Datos que debe contener un CFDI
Tu archivo digital debe cumplir con todos los requisitos fiscales que solicita el SAT, para evitar discrepancias fiscales entre tu sistema y lo registrado por la autoridad tributaria.
Este 2022, y hasta marzo 2023, es el periodo de transición en el que todavía se están timbrando comprobantes fiscales 3.3, pero muchas de las empresas ya han migrado sus sistemas de facturación hacia la factura 4.0.
El SAT otorgó una prórroga para la obligatoriedad de la emisión de estos últimos CFDI, que iniciará a partir del 1 de abril de 2023, al igual que para la factura electrónica de nómina versión 4.0.
La recomendación es que se haga esta transición lo antes posible, para cumplir con todos los requisitos en tiempo y forma.
Nuestro servicio SW smarter® ya está listo para el timbrado de CFDI 4.0, aunque si todavía estás timbrando facturas en la versión 3.3, puedes seguir utilizando la misma URL del web service y el mismo endpoint.
La información que debe contener la factura es variable, dependiendo del tipo de comprobante que se esté emitiendo: si es de ingreso, egreso, nómina, complemento de pago o de traslado.
Sin embargo, algunos de los datos que forzosamente debe contener, se refieren a quien emite la factura, para quién, así como los sellos y timbres pertinentes.
- La información completa del cliente: nombre o razón social, el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), régimen fiscal y código postal fiscal.
- Los datos para llenar el documento: uso del CFDI, método y forma de pago.
- Información del producto o servicio que se está facturando: la clave SAT, que permite identificar la categoría del producto o servicio que se está facturando, la clave de unidad, cantidad, valor unitario, descuentos y saber si se es objeto de impuestos, así como los impuestos que debe incluir.
La clave SAT y de unidad se pueden consultar en los catálogos que la autoridad tributaria pone a disposición de los contribuyentes.
La guía de llenado completa del CFDI 4.0 puede ser consultada en la página del Servicio de Administración Tributaria. En el mismo documento, el SAT resuelve alguna de las dudas más comunes que se tienen en el llenado.
Diferencias entre CFDI 3.3 y CFDI 4.0
La nueva factura tiene algunos datos adicionales que no se incluían en la versión anterior:
- Se agrega el campo exportación, que ahora es obligatorio.
- También se añade el nodo InformacionGlobal, donde se expresa la información relacionada con el comprobante global de operaciones con el público en general. Los campos que se incluyen son periodicidad, meses y año.
- El campo DomicilioFiscal del receptor debe contener el código postal del domicilio fiscal. Además, se valida que el régimen y el nombre coincidan con el RFC.
- Se agrega el atributo ObjetoImp que indica si la operación que se está realizando es objeto de impuestos o no.
- Se incorpora otro nodo ACuentaTerceros, en el cual se explica si se realiza una operación a cuenta de un tercero, por ejemplo, en el caso de que haya un contrato de comisión o la prestación de un servicio de cobranza.
- También se añade el atributo Base, para el cálculo de impuestos globales.
A partir del CFDI 4.0 se volvió esencial verificar que los datos del contribuyente al que se le está emitiendo la factura coincidan con los que tiene registrado el SAT, por ello es que en muchos casos se está solicitando la Constancia de Situación Fiscal.
Consideraciones adicionales antes del timbrado
El archivo que realmente tiene validez ante el SAT es el XML, ya que esa es la factura como tal. La representación impresa que se hace en PDF funciona para que las personas puedan identificar sus facturas de forma visual, pero solo eso.
Para efectos legales, de almacenamiento y administrativos, en general, los archivos XML son los deben conservarse.
Aunque la información que contiene el XML varía, dependiendo el tipo de CFDI que se trate, una factura electrónica de tipo ingreso puede verse de esta manera:
Por otro lado, un archivo JSON para una factura de ingreso puede verse de esta manera:
El archivo JSON se convierte en un documento XML, que posteriormente será sellado y timbrado.
Si quieres consultar más ejemplos para otro tipo de facturas, puedes revisar en este enlace.
El servicio web de SW smarter® verifica que toda la información que solicita el SAT esté incluida en la factura electrónica y una vez que se cumplen todos los requisitos se procede al timbrado.
Esta verificación y el timbrado se hace a una velocidad de entre 70 y 100 milisegundos, por lo que si tu empresa emite una gran cantidad de CFDI diariamente, todo el proceso es rápido y eficiente.
¿Qué otras ventajas tienes con SW smarter®?
Además de toda la documentación, herramientas y soluciones que ofrecemos para llevarte paso a paso durante todo el proceso de integración y timbrado, también te brindamos un ambiente de prueba sin costo adicional.
Aquí podrás enviar libremente un documento y verificar los errores que esté generando o asegurarte que la estructura sea la correcta y hacer las correcciones pertinentes. Una vez que todo está en orden, estarás listo para pasar al ambiente real o de producción, donde se procesan las facturas, son timbradas y enviadas al SAT.
Gracias al ambiente de pruebas, podrás minimizar los errores que se presenten en la emisión de los XML, ya que no tienes que cancelar facturas que hubieran sido generadas con inconsistencias.
Dentro de nuestro servicio de timbrado, también se genera la validación del CFDI de forma previa y adicionalmente se revisa que el XML esté integrado en perfectas condiciones, con base en las reglas que ha establecido el SAT.
Asimismo, contamos con una gran capacidad tecnológica que permite el timbrado de un gran volumen de facturas de forma ágil, para que no tengas que detener tus procesos administrativos y fiscales, por retrasos con el timbrado.
Al mismo tiempo, nos aseguramos de que el servicio web de timbrado siempre esté arriba y con una disponibilidad de 99.95%, además de contar con medidas de recuperación en caso de que lleguemos a presentar algún imprevisto.
Si quieres saber más sobre cómo SW smarter® puede integrarse con tu ERP y todas las ventajas que puedes obtener con ello, acércate a nuestros asesores. En SW sapien®, podemos darte las soluciones más adecuadas para tus sistemas y aplicaciones.
Fuentes:
SAT, Anexo 20 Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet.
