En ciertas situaciones se requiere que los contribuyentes consulten las facturas que han emitido o que han recibido. Este proceso puede realizarse a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT) o de diferentes herramientas que lo hagan más eficiente.
En México, se emitieron alrededor de 7,800 millones de facturas en 2020, de acuerdo con datos del SAT, esto significa 21.36 millones de facturas diarias y al corte del 31 de mayo, un poco más de 4,000 millones de facturas.
El principal problema al que se enfrentan las empresas es que los comprobantes que guardan en sus sistemas de facturación, a veces no coinciden con los que se encuentran registrados en el SAT.
En el caso de alguna auditoría o cuando se hace la declaración anual, estas diferencias pueden ocasionar discrepancias con la autoridad fiscal y derivar en multas o sanciones.
¿Cómo consultar tus facturas electrónicas?
Para hacer una consulta de alguna factura electrónica emitida o recibida, acude al portal del SAT; con la e.firma y la contraseña se pueden recuperar hasta 2,000 archivos XML por día, o bien, un millón de registros de la metadata.
La metadata comprende la información más significativa de una factura, como folio fiscal, RFC y nombre, tanto del emisor, como el receptor, fecha en que se emitió la factura electrónica, fecha de certificación, el Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que la certificó, total, efecto y estado del comprobante y, si fue cancelada, la fecha de cancelación.
En el portal del SAT solo podrás ver 500 comprobantes fiscales, para descargar el archivo XML correspondiente. La solicitud tarda un máximo de 48 horas y los documentos quedan a tu disposición hasta tres días.
Con la e.firma también se puede acceder al servicio web, donde se pueden recuperar 200,000 registros y hasta un millón de metadata.
Solo el emisor o receptor de la factura pueden realizar la consulta. Esta puede hacerse a través del folio fiscal o del periodo en que se emitieron los comprobantes.
Alternativas para la consulta de las facturas
La principal limitante del portal del SAT es que la información que arroja sobre las facturas electrónicas suele estar “en bruto”, lo que dificulta la organización y procesamiento de los archivos.
Además, tiene un límite diario de consulta y descarga. Si se está efectuando una auditoría de toda la facturación de la empresa, esto puede volver muy lento todo el proceso.
Posteriormente, se debe contrastar la información que se descarga del SAT, con los datos contenidos en el sistema que se usa para facturación.
Para simplificar todo el proceso, se puede recurrir a herramientas web. Por ejemplo, uno de los principales aliados que puedes encontrar al momento de una auditoría es efisco®.
A través de esta aplicación en la nube, es posible descargar las facturas diariamente, para tener siempre la información actualizada. Al mismo tiempo, se pueden validar datos de facturas canceladas, duplicadas, con error y en una versión Corporativa, realizar una conciliación automática con diferentes fuentes de datos o del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
Una de las principales ventajas de efisco® es que al mismo tiempo hace una validación de las facturas e identifica si se emitió o recibió una de una Empresa que Factura Operaciones Simuladas (EFOS).
Por otro lado, también podrás programar descargas, visualizar los datos de forma amigable, efectuar diagnósticos fiscales y ver de forma gráfica cuál es la diferencia entre la información con la que tú cuentas y la que tiene el SAT.
¿Quieres saber más sobre cómo efisco® puede hacer más eficiente la conciliación de facturas con la autoridad fiscal? Acércate con nosotros, en SW sapien® tenemos las herramientas a la medida de tus necesidades.
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Fuente:
SAT, Informe Tributario y de Gestión, cuarto trimestre 2020.
