La autoridad tributaria exige a los contribuyentes llevar y guardar su contabilidad durante ciertos años. Las facturas electrónicas forman parte de ella, por lo que también se deben conservar durante cierto periodo.
El Código Fiscal de la Federación, en el artículo 28, establece que la contabilidad está compuesta por los libros, sistemas y registros contables, así como los papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
Esto también incluye equipos y sistemas electrónicos que contengan registros fiscales, al igual que la documentación que comprueba los asientos respectivos y todos los documentos que prueben el cumplimiento de las disposiciones fiscales y que acredite sus ingresos y deducciones, es decir, las facturas electrónicas.
¿Cuánto tiempo guardar las facturas?
Con base en el artículo 30 del mismo código, las empresas tienen la obligación de guardar toda su contabilidad por un periodo de cinco años, sin embargo, este tiempo es un tanto flexible:
- El plazo empieza a contar a partir de la fecha en que se presentó o debió presentarse la declaración correspondiente.
- Cuando se trata de contabilidad o documentación que se prolongue en el tiempo, el plazo comenzará al momento de presentar la declaración fiscal del último ejercicio en que se consideró esta documentación.
- La ley también establece que si se trata de contabilidad o documentación que ha tomado parte en algún juicio o recurso, el plazo empezará a correr en la fecha en que salga la resolución que les pone fin.
¿Qué otros plazos existen?
La autoridad tributaria tiene un plazo de cinco años para imponer sanciones por infracciones cometidas a las disposiciones fiscales. En caso de que los contribuyentes o las empresas quieran rebatir las sanciones deberán contar con toda su documentación.
El plazo empieza a correr a partir del día siguiente al que se presentó la declaración del ejercicio fiscal, o bien, si se trata de contribuciones con cálculo mensual definitivo, será a partir de la fecha en que debió presentarse la información sobre los impuestos asentados en la declaración del ejercicio del Impuesto Sobre la Renta (ISR).
Si se presentaron declaraciones complementarias, el plazo en el que se deben conservar las facturas se cuenta a partir del día siguiente en que fueron presentadas; mientras que si se trató de infracciones continuas, se contará a partir de la última vez que se incurrió en este hecho.
Asimismo, la ley establece que este plazo se extiende a 10 años si el contribuyente:
- No presentó su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes.
- No lleva contabilidad o no la conservó en el plazo establecido en el Código Fiscal de la Federación.
- No presentó ninguna declaración cuando estaba obligado a hacerlo.
- En la declaración del ISR no presentó la información requerida sobre el Impuesto al Valor Agregado (IVA) o del Impuesto Especial sobre la Producción y Servicios (IEPS).
Por otro lado, de acuerdo con el artículo 38 del Código de Comercio Federal, los comerciantes deberán conservar, debidamente archivadas, todas las facturas y documentos originales de sus operaciones, por al menos 10 años.
Por último, debe tenerse en cuenta que la forma de guardar las facturas electrónicas es a través de medios magnéticos u ópticos en formatos XML. Las facturas en papel que pertenecen a los comprobantes digitales no tienen valor legal ante la autoridad tributaria.
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