Existe una ley que establece el almacenamiento digital de los comprobantes digitales, además del tiempo en que cada negocio debe resguardar sus archivos XML.
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¿Por qué deberías almacenar los archivos XML de las facturas electrónicas?
¿Sabías que todos los contribuyentes deben guardar los archivos XML de sus facturas electrónicas al menos 5 años?
Existe una ley que lo establece. De acuerdo con la regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal más reciente:
“Los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”.
Con base en esto, las recomendaciones a considerar para el almacenamiento de CFDI:
Almacenamiento seguro y organizado
Establecer un sistema de almacenamiento seguro y organizado para los CFDI. Puedes optar por soluciones electrónicas que cumplan con los requisitos de la autoridad fiscal para la conservación de los comprobantes digitales (CFDI).
Respaldos y resguardo de documentos
Realizar respaldos periódicos y asegurarse de resguardar los CFDI de manera segura. La pérdida de estos documentos podría generar problemas en auditorías fiscales.
Para gestionar de mejor manera el almacenamiento de las facturas electrónicas, pueden establecer las siguientes acciones:
- Descargar todos los archivos XML
Una acción muy importante consiste en descargar todos y cada uno de los archivos XML emitidos por los proveedores. También asegurar que los CFDI recibidos efectivamente correspondan al RFC del receptor. Si no es así, el CFDI sería incorrecto.
- Validar cumplimiento de ley y vigencia de CFDI
Al registrar los CFDI, asegurar el cumplimiento de ley vigentes de emisión y recepción de CFDI 4.0, así como vigencia de comprobantes fiscales; además de que ninguna de las facturas haya sido cancelada por los proveedores
Papel o archivo digital
Ahora, la pregunta habitual en las áreas contables de muchas empresas, por lo general, va en el sentido si es necesario guardar las facturas en papel.
Aunque es decisión de las políticas y necesidades de cada organización, no podemos negar que la transición a las facturas digitales ya es un hecho; aunque aún la decisión esté en el almacenamiento online versus el almacenamiento físico.
El primero ofrece ventajas de organizar y resguardar un gran volumen de documentos, justo por su formato digital. Además las facturas digitales, o CFDI, son más fáciles de compartir y enviar, sin necesidad de ocupar un espacio físico.
También resulta más sencillo ubicar cada uno de los comprobantes para aclarar dudas o complementar información relacionada con el cumplimiento de obligaciones fiscales, procesos contables, de ventas y empresariales.
Al trabajar con facturas electrónicas, no hay que olvidar que se deben cumplir las disposiciones legales que han dictado autoridades y organismos como el SAT.
Además, no olvidar que esta era del CFDI 4.0, implica la validación y verificación de los documentos que amparan las operaciones comerciales.
El almacenamiento de archivos XML de todos los CFDI ofrece reducción de costos, mayor eficiencia y seguridad, facilidad de acceso y cumplimiento legal.
Sin embargo, también es relevante mencionar que la transición a la facturación electrónica puede requerir una inversión inicial para adaptar los sistemas y procesos existentes, y puede requerir formar al personal encargado de gestionar las facturas.
Consulta a tus asesores.
