Los contribuyentes están obligados por ley a guardar sus facturas electrónicas durante cierto tiempo y a proporcionarlas al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en caso de ser requeridas.
En el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, se establece que, las personas que están obligadas a llevar contabilidad, deberán conservar toda la documentación durante cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron las declaraciones relacionadas con ella. Esto incluye a los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
¿Cómo se deben guardar las facturas?
La regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que los contribuyentes que entregan y reciben CFDI deberán almacenar los formatos electrónicos XML de las facturas y guardarlas en medios magnéticos u ópticos.
Estos incluyen diferentes recursos como CD, DVD o discos duros, pero deben estar disponibles en el domicilio fiscal del contribuyente y la tecnología usada para su almacenamiento debe estar actualizada.
La desventaja de estos métodos de almacenamiento es que son susceptibles de fallas. Los discos duros pueden borrarse por error, mientras que los CD o DVD pueden dañarse.
Por otro lado, las empresas pueden almacenar las facturas en papel, sin embargo, estas no tienen validez ante el SAT.
Aunque en principio podrían funcionar como prueba de que existe una factura electrónica, en caso de auditoría o de necesitar hacer alguna comprobación, solo los archivos XML son aceptados por la autoridad tributaria.
Otras opciones para guardar tus facturas
Una de las alternativas a las que están recurriendo muchas empresas es al almacenamiento de documentos en la nube y esto incluye las facturas electrónicas. El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas:
- Puede accederse a la información en la nube desde cualquier computadora y lugar, solo con una conexión a internet.
- Si las computadoras, discos duros u otros dispositivos de almacenamiento fallan, siempre puede recurrirse a los documentos almacenados en la nube para tener un respaldo.
- Los servicios en la nube incluyen el que haya una gran flexibilidad en la capacidad de almacenamiento, ya que es escalable, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Esto es importante cuando se trata de grandes volúmenes de información.
- Las empresas pueden liberar espacio en sus dispositivos locales y dejarlo para otros requerimientos, como instalación de programas o software necesario para el trabajo del día a día.
- Los accesos de la información almacenada en la nube están restringidos. Solo pueden acceder quienes tienen los permisos correspondientes, por lo que la seguridad puede ser mayor que en entornos locales.
Si estás buscando la mejor forma de guardar tus facturas, considera el almacenamiento en la nube y obtén todas las ventajas de seguridad, flexibilidad y espacio que te ofrece.
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