Una correcta administración de los CFDI puede tener un impacto positivo en la eficiencia de la empresa y en el cumplimiento ante la autoridad tributaria. A continuación, podrás encontrar algunas recomendaciones para gestionar las facturas electrónicas de forma más efectiva.
En el día a día, las grandes empresas generan una gran cantidad de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), ya sea con proveedores, clientes o, incluso, con sus mismos empleados.
Mantener buenas prácticas en su administración evitará pérdida de información, una mala relación con proveedores y discrepancias con el Servicio de Administración Tributaria (SAT), que en última instancia puede generar auditorías y multas.
Tips para gestionar los CFDI
Existen algunas recomendaciones para tener un mejor control de todos los CFDI que recibe y emite una empresa:
- Organización. Elabora un sistema de organización para los comprobantes fiscales que recibes, puede ser por fecha, por proveedor, por tipo de CFDI o cualquier criterio que cumpla con los requisitos que tiene tu empresa.
- Centraliza la información. Lo ideal es que tengas todos los comprobantes fiscales en un solo sistema de gestión, así no deberás buscarlos en diferentes computadoras, correos electrónicos o unidades de almacenamiento.
- Automatiza procesos. Puedes recurrir a software especializado de facturas para la recepción y aprobación de comprobantes, como portal de proveedores, de viáticos o de nómina. Otras operaciones que puedes automatizar es la descarga y conciliación de CFDI con aquellas que se encuentran registradas por la autoridad fiscal.
Buenas prácticas en la administración de los CFDI
Tener todo organizado y en un solo lugar, te permitirá ser más efectivo al momento de recuperar los CFDI en caso de auditorías.
Aquí es donde recurrir a una herramienta de administración de comprobantes fiscales puede facilitar todo el proceso.
Entre las mejores soluciones puedes encontrar algunas que permiten la descarga masiva de CFDI directamente desde el SAT y conciliar los datos que están registrados en el sistema de gestión de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
Por medio de estas herramientas puedes obtener reportes en los que se visualiza cuáles CFDI están duplicados, cancelados o vigentes. Al mismo tiempo, es posible hacer una revisión de a quién se están emitiendo estas facturas y verificar que no se encuentren en la lista de Empresas que Facturan Operaciones Simuladas o EFOS.
Finalmente, la descarga, conciliación y verificación se puede programar para que se haga de forma periódica, ya sea diaria, semanal o mensualmente, todo depende de la cantidad de generación de facturas que emita la empresa.
En SW sapien® hemos creado este tipo de soluciones a la medida de los requerimientos fiscales y de TI de las organizaciones. Si necesitas más información sobre cómo funcionan y qué otros beneficios tiene para tus procesos contables, acércate con nuestros asesores.
