Para aquellas empresas que cuentan con muchos trabajadores que viajan con frecuencia, el control de los viáticos es un aspecto indispensable. Tener un sistema adecuado para su gestión, permite mantener los gastos dentro del presupuesto, evitar fraudes y ahorrar tiempo y dinero en la administración de los recursos.
¿Cómo se comprueban los viáticos?
Para efectos fiscales, en el artículo 28 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta se señalan los casos y los montos en que los viáticos podrán ser deducibles de impuestos:
- Los gastos por hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje de la persona beneficiaria del viático, siempre y cuando no se apliquen dentro de una faja de 50 kilómetros que circunde al establecimiento del contribuyente.
- El beneficiario debe tener una relación de trabajo con el contribuyente.
- Los gastos deben estar amparados por el comprobante fiscal correspondiente, cuando se trata de gastos en territorio nacional, o bien, con la documentación comprobatoria, cuando se trata de gastos en el extranjero.
- Considera que solo se pueden deducir ciertos montos, por ejemplo, para alimentos el máximo es de 750 pesos diarios para cada beneficiario, si se trata de establecimientos en territorio nacional, o 1,500 pesos, cuando se eroguen en el extranjero.
Es importante que se sigan los lineamientos de forma rigurosa, para que puedan ser presentados y deducibles antes el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
¿Cómo llevar el control de viáticos?
Para gestionar los viáticos en las empresas ten presente estos factores:
- Establece políticas claras y asegúrate de que todos tus colaboradores las entiendan y las apliquen.
- Define los límites y condiciones de los gastos permitidos durante los viajes de negocio.
- Usa la tecnología para automatizar procesos, como validación de facturas, montos o reembolsos.
- Determina fechas límite para que los empleados registren sus gastos, por ejemplo, hacerlo en tiempo real siempre será mucho más efectivo y con servicios en la nube, tus colaboradores pueden subir sus comprobantes a la plataforma, incluso durante el mismo viaje.
- Capacita a los empleados, tanto en la forma en que deben presentar los comprobantes de los viáticos, como en el uso de las herramientas que se utilizarán para ello.
En SW sapien®, hemos desarrollado portales especializados para que puedas automatizar este tipo de procesos.
El portal de control de viáticos permite a tus empleados cargar las facturas correspondientes a los gastos de los viajes que realicen, con base en las políticas que hayas establecido.
Con ello, automatizas el proceso de validación y aprobación de comprobantes, puedes manejar diferentes niveles y flujos de administración, reducir tiempo y dinero en la gestión de los viáticos, así como evitar el pago doble de facturas o que se carguen facturas apócrifas.
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