El SAT aconseja verificar el cumplimiento de los parámetros impuestos por este organismo a los PACs antes de contratar sus servicios: aquí hay un check list adicional que ayuda a evaluar y seleccionar sus servicios.
Sw sapien®
Recordamos que un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), independientemente de la empresa a la que pertenezca, tiene obligaciones y estas las determina el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Las tres principales son:
- Validar los requisitos de la factura.
- Asignar folio fiscal.
- Incorporar el sello digital del SAT.
Más, algunos PAC ofrecen servicios complementarios: estos pueden ir desde la generación de facturas electrónicas, almacenamiento, procesamiento y gestión de ese tipo de comprobantes.
Incluso, hay casos que promueven la automatización de procesos y actividades relacionadas con los CFDI.
Debes saber que estos servicios no están regulados por el SAT.
Por tal motivo, resulta relevante establecer un contrato que establezca claramente las responsabilidades, beneficios y ventajas de aquellos PAC que prestan algunos servicios adicionales.
La regulación, finalmente, está a cargo de las disposiciones civiles y mercantiles del país.
Sin embargo, en términos prácticos el dato resulta relevante para revisar y evaluar la contratación de un PAC o, si es el caso, cambiar este por cuestiones de negocio.
Las empresas necesitan contar con un aliado que las ayude a cumplir con sus requerimientos fiscales en torno a la Facturación Electrónica cuando hablamos de un proveedor certificado.
Primeros pasos
Además de verificar que en el portal del SAT verdaderamente se trata de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), recordemos que en el sitio web de la autoridad fiscal está una lista de las empresas autorizadas y certificadas como tal.
También revisar que cuenta con todas las actualizaciones y complementos necesarios.
No olvidar, de igual modo, que en el sitio web de las empresas debe existir el logotipo oficial de “SAT, proveedor autorizado” y validar que el nombre comercial de la empresa y su razón social correspondan a los publicados.
Otro elemento corresponde a la firma de contrato de prestación de servicios con el proveedor.
La experiencia cuenta
Ahora bien, ¿son los únicos requisitos a revisar?
Para determinar cuál PAC es mejor, hay otros aspectos a tomar en cuenta.
Uno de estos, sin duda, es la experiencia y tiempo que tenga en el mercado. Una manera de averiguar estos datos es ingresando al sitio oficial y empresarial, así como a otros recursos como redes sociales y micrositios web, y hacer clic en la sección de “Quiénes somos”.
Ahí, por lo general, las empresas establecidas publican su trayectoria y tiempo en el mercado; así como algunos de los clientes con los que trabajan y a los cuales, como sugerencia, se les puede solicitar referencia acerca del PAC.
Un punto importante a no perder de vista sobre el PAC es cómo ha participado en la evolución de la Factura Electrónica en México
Además de la infraestructura tecnológica para hacer frente a los requerimientos de emisión de comprobantes digitales.
Desde la disponibilidad 24x7 los 365 días del año; actualización oportuna de los cambios fiscales; soporte técnico a través de diferentes medios; respaldo de marca ante cualquier contingencia y respuesta a dudas y preguntas hasta soportar una gran cantidad de usuarios del sistema.
El factor seguridad
En estos tiempos de digitalización, la seguridad de la información es muy importante para toda empresa y contribuyente.
La infraestructura tecnológica en términos de resguardo, respaldo y disponibilidad de información es uno de los aspectos muy importantes a revisar.
Asimismo, las políticas de seguridad que la empresa del PAC aplica de manera interna y sus clientes: entre estos lineamientos para asegurar la confidencialidad, integridad y, nuevamente, la disponibilidad de la información.
Lo cual se hace más relevante, si algunas de estas plataformas también ya están alojadas en la tecnología de la nube.
Los roles y responsabilidades del personal y los colaboradores respecto a la seguridad de la información también deben estar claros.
Todo eso, debe incluirse en todos los contratos que celebren los clientes con el PAC.
Las certificaciones, si aportan valor
Además de la certificación que tenga como Proveedor Autorizado de Certificación, hay más certificaciones con las que los proveedores pueden contar.
Preciso investigar cuáles tiene el proveedor y comparar con las diferentes opciones; lo cual da pauta para exigir niveles de servicio y que éstos queden estipulados en el contrato.
No menos importante, verificar que el proveedor cuente con una oficina física y tenga varios medios de comunicación para atender clientes y resolver tus dudas; además del respaldo de marca que pueda ofrecer.
Ahí tienes otros elementos a tomar en cuenta para saber cómo elegir un PAC.
