La Factura Electrónica se ha convertido en un elemento clave para la gestión empresarial, al integrar los servicios de timbrado de comprobantes a tu software empresarial o ERP, recuerda que hay actividades que debes cuidar.
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Fue en 2011, cuando la Factura Electrónica inició su uso obligatorio con normas y lineamientos técnicos estandarizados para su emisión y recepción en las empresas.
Y en donde el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) fue el estándar de documento oficial, que incluyó su formato XML, para todos los contribuyentes.
Además, de la aparición de la figura del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) para el servicio de timbrado. A poco más de una década, podemos decir que las empresas de todo tamaño y giro, dominan y controlan el proceso de emitir y recibir comprobantes digitales en sus diferentes modalidades.
Aun cuando el SAT, cada año establece cambios, modificaciones y nuevas reglas.
Más, en el actual entorno empresarial marcado por la actualización constante en temas de obligaciones fiscales donde el CFDI tiene un rol protagónico, la correcta implantación de la Factura Electrónica va más allá del cumplimiento fiscal.
Integración o cambio de un PAC
Un aspecto fundamental es la integración de nueva infraestructura de facturación, para el caso de este artículo, especialmente, los servicios de un PAC; el cual debe integrarse perfectamente con los sistemas ERP o software empresarial que ya existen en las empresas.
Y así asegurar una transición efectiva y evitar interrupciones en la productividad.
La elección del PAC adecuado facilita aprovechar al máximo la automatización de los procesos de facturación electrónica, con impacto positivo en otras actividades: Contabilidad, Finanzas y Fiscal.
En esta transición, contar con un asesor tecnológico que acompañe a las empresas en la integración o cambio supone beneficios adicionales reducción significativa de costos operativos a un reforzamiento de la imagen corporativa.
Otras variables
¿Cuáles son otras cuestiones para tomar en cuenta al integrar el servicio de timbrado para factura electrónica al actual software empresarial o ERP? Aquí te decimos:
1- Regulaciones del SAT
Un plato limpio que deben entregar los proveedores autorizados (PAC), pero que no debemos obviar consiste en que el servicio de timbrado cumpla con las normativas fiscales y las regulaciones gubernamentales vigentes.
2- Compatibilidad
El servicio de timbrado debe ser compatible con el software empresarial o ERP, además debe integrarse fácilmente con tu sistema existente y funcionar sin problemas dentro de tu entorno tecnológico.
3- Documentación API
Muy importante revisar la documentación proporcionada por el proveedor del servicio de timbrado para comprender cómo integrar su API (Interfaz de Programación de Aplicaciones) con el software, ERP y otras soluciones tecnológicas.
El proveedor, asimismo, tiene que proporcionar documentación completa que permita realizar operaciones de timbrado de manera eficiente.
4- Seguridad
Característica indispensable: el PAC implementa medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de los CFDI; como el uso de cifrado y protocolos de autenticación seguros.
De igual modo, aspectos de escalabilidad en dado caso que la empresa crezca en número de operaciones. El PAC tendría que responder a ese crecimiento de manera efectiva sin comprometer el rendimiento y calidad del servicio, además de no frenar la operación del negocio.
5- Monitoreo y gestión
A fin de supervisar el estado de tus transacciones y realizar un seguimiento de los sellos digitales emitidos. Como cliente, tendría que tener acceso a registros de auditoría y generar informes para cumplir con los requisitos de cumplimiento y contabilidad.
6- Finalmente, tarifas y costos
¿Cuál es la mejor opción de acuerdo con el presupuesto y considerando gastos adicionales?
Integrar el servicio de timbrado de un PAC, a tu software empresarial o ERP, es una decisión importante que puede afectar la eficiencia y la experiencia del usuario de tu sistema.
