El intercambio electrónico de datos (EDI) permite la transferencia automatizada de documentos comerciales entre empresas. En las actividades diarias de las empresas, es común que se intercambien documentos como facturas, órdenes de compra y formularios de envío.
Tradicionalmente, estos documentos se enviaban por correo electrónico con archivos adjuntos o en formato papel, y los empleados los procesaban manualmente en los sistemas empresariales.
Con la tecnología EDI, estos flujos de trabajo se automatizan, permitiendo que los sistemas digitales compartan y procesen documentos entre organizaciones sin necesidad de intervención humana.
De esta forma, las empresas pueden conectar sus sistemas informáticos a otras entidades en su red B2B, ahorrando tiempo y evitando errores del procesamiento manual.
El intercambio electrónico de datos (EDI) ofrece diversas ventajas a las empresas, entre las cuales destacan:
Ahorro de tiempo
En un entorno sin EDI, procesos como la facturación, la gestión de órdenes de compra y la introducción de datos son muy laboriosos.
El EDI permite automatizar fácilmente estos pasos comunes a través de entornos de bajo código, lo que reduce el tiempo y esfuerzo empleados.
Además, elimina los retrasos inherentes a los métodos tradicionales en papel, proporcionando un intercambio instantáneo de documentos comerciales, lo que se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y una toma de decisiones más ágil.
Reducción de errores
El procesamiento automatizado que ofrece el EDI evita los errores típicos de la introducción manual de datos.
También ayuda a identificar errores y anomalías en los documentos, lo que aumenta la precisión de la información y mejora la eficiencia general en el procesamiento de datos.
Mayor seguridad
El EDI brinda un mayor control sobre el acceso y la autenticación de los usuarios. A través de mecanismos como la autenticación y el cifrado, se asegura quién tiene acceso a los archivos, lo que hace que el sistema sea mucho más seguro que los métodos tradicionales basados en papel.
Mejor conectividad
El EDI facilita la transferencia rápida y sencilla de grandes volúmenes de datos mediante servicios de nube, mejorando la conectividad entre la empresa y sus socios comerciales, usuarios y proveedores.
Las transacciones EDI se integran fácilmente en los procesos empresariales, optimizando las interacciones con otros sistemas y aumentando la eficiencia general.
¿Cómo funciona EDI?
El intercambio electrónico de datos (EDI) funciona mediante transacciones definidas por estándares de mensajes EDI, los cuales son esenciales para garantizar la calidad de los datos.
Si la información no está disponible o se encuentra en un lugar incorrecto, el documento EDI podría no procesarse correctamente.
Los estándares son fundamentales para facilitar la comunicación entre las organizaciones. Algunos de los más comunes incluyen ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y ASC X12.
Existen dos tipos principales de transmisión de EDI:
- Conexiones directas o punto a punto: dos sistemas o computadoras se conectan directamente entre sí a través de Internet, generalmente utilizando protocolos seguros.
- Redes de valor añadido (VAN): una red de terceros facilita la transmisión de los datos, a menudo mediante un modelo de buzón de correo.
Los protocolos utilizados para la transmisión de datos EDI incluyen el Protocolo de Transferencia de Archivos Seguro (SFTP), la Declaración de Aplicabilidad 2 (AS2), HTTPS, y SOAP, entre otros.
Los elementos de datos EDI incluyen identificadores como el ID del remitente y el ID del destinatario. Además, los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para ofrecer mayor significado.
Por ejemplo, los campos FNAME y LNAME se pueden combinar para crear un campo completo como CUSTOMERNAME.
El uso de Envelopes organiza los datos estructurados, incluyendo las direcciones del remitente y del destinatario.
El flujo de documentos EDI describe cómo los mensajes se mueven a través de diferentes direcciones y departamentos dentro de una organización para completar un proceso o transacción.
Aunque los metalenguajes como XML y JSON complementan el EDI, no lo reemplazan. Las empresas deben estar preparadas para manejar una creciente variedad de formatos de documentos y opciones de transmisión.
¿Qué requiere la implementación del intercambio electrónico de datos?
La implementación del intercambio electrónico de datos (EDI) requiere seguir tres pasos clave para garantizar el procesamiento eficiente de documentos comerciales:
1. Establecer la infraestructura
En este paso, la empresa debe adquirir y configurar los componentes necesarios de hardware y software para gestionar las funciones principales del EDI: transmisión, integración, traducción y enrutamiento de documentos.
El software de EDI es clave para convertir los documentos al formato estándar requerido. Los componentes de software más comunes incluyen:
- Software de asignación de EDI: Transfiere datos de archivos (como nombres y direcciones) a documentos con formatos estandarizados.
- Software de empaquetado y desempaquetado: Gestiona la preparación y recepción de transacciones en lotes.
- Software de enrutamiento de mensajes: Asegura que los mensajes lleguen a las direcciones correctas con el formato adecuado.
Además, se debe configurar el acceso a redes de valor añadido (VAN) u otros sistemas seguros de transferencia de datos. Si se administra internamente, será necesario contar con hardware como servidores, equipos de red y almacenamiento.
2. Establecer conexiones
Con la infraestructura lista, el siguiente paso es conectarse con los socios comerciales. Esto implica:
- Implementar estándares de EDI compatibles con los formatos preferidos por sus socios comerciales, lo que asegura una comunicación fluida.
- Configurar sistemas de seguridad como VPN, firewalls o conexiones AS2, que protejan las rutas de transferencia de datos.
Cada industria o región puede requerir formatos de EDI específicos, por lo que su sistema debe ser flexible para adaptarse a diferentes estándares.
3. Cumplir con los estándares
El sistema de EDI debe adherirse a las normativas y estándares de protección de datos establecidos en su industria. Esto incluye:
- Actualizar el sistema para alinearse con nuevas versiones de las normativas existentes.
- Adaptarse a cambios en los estándares utilizados por sus socios comerciales.
Si necesitas más información o asistencia para integrarte en tu empresa, ¡no dudes en contactarnos hoy mismo!
