Una orden de compra (OC) es un documento emitido por un comprador para solicitar a un proveedor ciertos productos o servicios.
En esencia, es un listado detallado de lo que una empresa desea adquirir. Esta orden debe incluir información clave, como la descripción de los artículos, cantidades, precios, términos de pago y los detalles de entrega necesarios.
Cuando el proveedor acepta la orden de compra, esta se convierte en un contrato legalmente vinculante, lo que significa que ambas partes han acordado los términos, y el proveedor asume la responsabilidad de entregar los bienes o servicios solicitados.
En organizaciones con procesos eficientes de gestión de compras, la orden de compra permite a los empleados solicitar internamente lo que necesitan, como equipos, software o servicios.
Así, pueden seleccionar al proveedor ideal, mientras sus supervisores revisan y aprueban la solicitud con todos los datos relevantes.
Este proceso también asegura que la solicitud quede documentada y accesible para quienes necesiten consultarla, como directivos o el área financiera.
Tipos de órdenes de compra
Existen cuatro tipos principales de órdenes de compra que es útil conocer:
- Orden de compra estándar: Se emplea principalmente para compras únicas o transacciones específicas. Incluye todos los detalles esenciales, como las condiciones de pago y los datos de entrega.
Las empresas recurren a este tipo de orden cuando necesitan adquirir productos o servicios en un solo pedido. - Orden de compra planificada: Se parece a la estándar, pero está diseñada para compras a largo plazo. Define el volumen total de la compra, pero establece entregas y pagos escalonados.
Por ejemplo, si necesitas 100 computadoras durante seis meses, puedes programar pedidos de 10 unidades cada vez que las necesites. - Orden de compra abierta: Es más flexible y menos específica. Permite solicitar a un proveedor un bien o servicio sin definir una cantidad exacta o un plazo fijo.
Es un acuerdo para comprar según las necesidades de la empresa, dejando ciertos detalles abiertos para ajustarse con el tiempo. - Orden de compra por contrato: Sirve para formalizar una relación comercial entre la empresa y el proveedor.
Define aspectos clave como los términos de pago o entrega, pero las compras reales se concretan luego con órdenes estándar basadas en los términos del contrato.
Contenido de la orden de compra
Una orden de compra debe incluir las siguientes secciones detalladas:
- Información del comprador (emisor de la orden): Datos de contacto y dirección del cliente que realiza el pedido.
- Información del proveedor: Datos de contacto y dirección del proveedor al que se le realiza la compra.
- Fecha y lugar de emisión: El día y el lugar en los que se emite la orden de compra.
- Detalles de los productos: Nombre, cantidad, precio y descripción de los bienes o servicios solicitados.
- Condiciones de pago y entrega: Incluir el método de pago acordado, así como los términos y plazos de entrega (cuándo y cómo se recibirá el producto).
- Costo total del pedido: El precio total de la compra, incluidos los costes adicionales, como el envío.
- Firma autorizada: Firma de la persona autorizada para emitir la orden de compra.
Diferencias entre una orden de compra y una factura
La orden de compra y la factura son dos documentos que corresponden a diferentes etapas de un proceso de compra.
La primera es una solicitud formal del comprador en la que especifica los bienes o servicios que desea adquirir, mientras que la factura es un documento emitido por el proveedor que detalla los productos o servicios entregados y el monto que el comprador debe abonar.
- Orden de compra (comprador): Documento que el comprador envía al proveedor, especificando qué bienes o servicios se requieren y las condiciones acordadas.
- Factura (vendedor): Documento que el proveedor envía al comprador, reflejando los bienes o servicios entregados, junto con el importe que debe ser abonado.
Cuando los procesos de compra se gestionan correctamente, estos dos documentos están estrechamente relacionados.
Si el equipo financiero o el departamento de compras duda de la legitimidad de una factura, puede referirse a la orden de compra original para verificar si lo entregado coincide con lo solicitado.
La importancia de la orden de compra en los equipos de una empresa
El objetivo principal de una orden de compra es formalizar un acuerdo entre el comprador y el proveedor. Sin embargo, antes de llegar a ese punto, cumple una función esencial dentro de la empresa que la emite.
Imagina cómo sería una transacción típica sin una orden de compra:
- Un equipo necesita adquirir algo para mejorar su eficiencia, como una suscripción a un software.
- Un miembro del equipo solicita la compra y su superior aprueba la decisión.
- El empleado crea una cuenta y empieza a usar el software.
- Al mes siguiente llega la factura, pero el empleado no tiene autorización para pagarla, por lo que la envía al departamento financiero. Esta es la primera vez que el equipo financiero se entera de la existencia del software.
- Para obtener toda la información necesaria, se inicia una cadena de correos electrónicos entre el empleado, su jefe (quien recuerda de forma vaga haber aprobado la compra) y el equipo financiero.
Lo que debería ser una transacción sencilla se convierte en una carga administrativa considerable para todas las partes involucradas.
En SW sapien, entendemos la importancia de un control adecuado en cada etapa del proceso de compra.
Implementar y gestionar de manera correcta las órdenes de compra no solo optimiza los recursos, sino que también contribuye a mantener la transparencia y el orden en todas las transacciones comerciales.
