Si cada mes, trimestre o año detectas errores, omisiones o discrepancias en tu Contabilidad e información fiscal, entonces tu empresa puede tener serios problemas.
SW Sapiens
En estos tiempos, donde los comprobantes digitales (CFDI) gobiernan en las operaciones comerciales de toda empresa; seguramente tienes claro que si existen errores en tu conciliación contable puede ser la fuente de muchos problemas administrativos.
Incluso, generar costos adicionales e inesperados producto de las sanciones que puede imponer la autoridad fiscal.
Si cada mes, trimestre o año se detecta que hay facturas que fueron canceladas y no las tenían en la mira; comprobantes que no fueron declarados, datos que se registraron mal o estos presentaban errores desde que se recibió el CFDI.
O existen grandes diferencias entre la información fiscal y contable, entonces el negocio tiene serios problemas y los debe solucionar lo más pronto posible.
La solución: conciliar adecuadamente y, si es preciso, utilizar la tecnología para agilizar este proceso y hacerlo lo más certero posible.
¿Qué debes tomar en cuenta para no cometer errores en tu conciliación contable?
Aquí tiene una serie de consejos:
- Desde un inicio, realiza registros precisos: es muy importante mantener una Contabilidad precisa y ordena desde el inicio. Lo cual implica el registro meticuloso de todas las transacciones financieras y de facturación, principalmente.
También necesitas la categorización adecuada de ingresos y gastos, ésta puede ser de acuerdo con las categorías fiscales apropiadas. Un error común es confundir categorías que pueden tener diferentes conceptos y/o tratamientos fiscales. - Reconciliaciones periódicas: entre los registros contables y fiscales, realiza conciliaciones periódicas. Esta acción podría ser mensual, trimestral o anual, dependiendo del giro de negocio y las obligaciones fiscales generales o específicas que se tengan hasta el Servicio Administración Tributaria (SAT).
- Auditorías internas: realiza auditorías internas periódicas para evaluar la precisión de registros y procesos. Esto permitirá identificar problemas antes de que se convierta en algo más grande.
- Documentación adecuada: muy importante mantener los registros y documentos de respaldo para todas y cada una de las operaciones. Esto incluye facturas, notas de crédito, recibos y otros documentos relacionados con las transacciones registradas.
- Verificación y validación de CFDI: sumamente importante asegurar que los comprobantes digitales cumplan con los requisitos del SAT en su emisión. Se hace necesario que estos se verifiquen y validen utilizando la tecnología.
E incluso, saber si los comprobantes están en la lista de EFOs y EDOs. - Estar pendientes de los cambios fiscales: el SAT impone el ritmo y no se debe descuidar estar enterado de los últimos cambios que hace en la facturación electrónica. Esto ayudará a que los registros fiscales y contables estén alienados a las nuevas disposiciones.
- Utiliza y aprovecha la tecnología: puedes tener un software contable o administrativo que facilite el registro, seguimiento e incluso la verificación de documentos. La mayoría de los sistemas de contabilidad modernos ofrecen funciones de conciliación automática que pueden ayudarte a identificar discrepancias.
La tecnología SW Sapiens
La propuesta de SW Sapiens para detectar posibles diferencias en tu Contabilidad y sus registros es efisco.
Este se conecta todos los días al portal del SAT a fin de descargar los CFDIs de las operaciones de tu negocio. Así aseguras que se tiene cada uno de los documentos de las operaciones de la compañía con sus clientes y proveedores.
Ingresos, egresos, nómina y pagos, son los comprobantes que obtienes.
Asimismo, te ayuda a:
- Obtén los mismos datos que tiene el auditor del SAT
- Concilia tu información fiscal diariamente
- Detecta EFOs en todo el historial
- Puedes responder en tiempo y forma a los requerimientos del SAT
- Visualizas a detalle y de forma amigable la información
- Genera tus propios reportes y análisis de manera sencilla
Disponible en todos los dispositivos móviles (iOS y Android)
