Tener una visión integral de aplicar y aprovechar la tecnología no sólo en el timbrado de comprobantes digitales, ayudará a un cumplimiento fiscal efectivo, evitar riesgo fiscal y obtener una mejor gestión de proveedor.
Sw sapien®
Si bien la mayoría de las organizaciones ya trabajan bajo el esquema de la Factura Electrónica, aún existen bastantes casos que aún no terminan de concretar la digitalización de procesos alrededor de estos documentos.
Desde la verificación y validación de los comprobantes digitales (CFDI) a fin de asegurar que cuentan con todos y cada uno de los requisitos de ley vigentes, pasando por la automatización de la recepción, revisión y gestión de las facturas de los proveedores hasta asegurar que el registro, contabilización y conciliación de comprobantes esté correcta.
Y de este modo evitar cualquier situación de riesgo fiscal al cumplir con las obligaciones fiscales ante el SAT.
Digitalización, el eslabón vital
La digitalización se ha convertido en un eslabón vital para todo negocio, pues permite a las empresas de cualquier tamaño o sector agilizar sus operaciones y tener un mayor alcance.
El Tercer Informe de Madurez Digital (IMD) 2023 elaborado por AMCHAM, EY México, KIO y Needed Education, entrevistó a 22 CEO de grandes empresas de diversos sectores en México y a más de 10 mil personas en cargos directivos.
El objetivo fue indagar en las mejores prácticas y aprendizajes de compañías en su proceso de transformación digital. Entre las conclusiones están que la digitalización principalmente se está dando en:
- Áreas comerciales, frente a un avance desigual entre las otras áreas.
En las compañías que están en sus primeras etapas de transformación, los esfuerzos se concentran en desarrollar las áreas de comercialización y atención al cliente. - Debido a la penetración de Internet, el e-Commerce ha tenido un gran crecimiento.
- La aplicación de Inteligencia Artificial (IA), sobre en áreas de Mercadotecnia.
Una visión integral
Entre los hallazgos del IMD está desarrollar el mindset digital en las organizaciones; lo cual sigue siendo crucial, ya que hay un avance desigual entre áreas.
Sw sapien®, expertos en timbrado para ERP proveedores de servicio web para timbrado, emisión, validación y certificación de CFDIs ante el SAT, comparte la visión de tener una digitalización integral de los procesos empresariales; a fin de incrementar la competitividad de las compañías.
Y uno, desde su perspectiva de negocio, a poner atención está relacionado con la emisión, recepción y gestión de los comprobantes digitales (CFDI), más allá del timbrado.
Funcionalidad que de inicio otorga un factor de automatización, pues a través de los servicios del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) se proporciona la validación, verificación y certificación del cumplimiento a la versión 4.0 del CFDI y otras disposiciones de ley de todo documento y complemento para CFDI.
Mas en un escenario donde las acciones de recaudación y fiscalización por parte del SAT se reforzarán mediante el uso de tecnologías como Inteligencia Artificial y Machine Learning dentro de lo que ha llamado Plan Maestro, se hace necesaria la digitalización de otras tareas del proceso contable y empresarial.
Por ejemplo:
- La identificación y corrección de cualquier diferencia o discrepancia relacionada con los CFDIs y las obligaciones presentadas antes el SAT, como pueden ser las declaraciones de impuestos, pagos provisionales o Contabilidad Electrónica.
- Conocer el estatus de vigencia y de cancelación de los comprobantes digitales.
- Relacionamiento con proveedores EFOS, EDOS, Firmes y No localizados.
- Conciliaciones frecuentes de los registros contables para asegurar que es la misma información que tiene el SAT.
- Aplicar las misma acciones a la Nómina Digital en cuanto que todo esté en orden en el cumplimiento de obligaciones ante el IMSS, IDSE, SUA, Infonavit, STPS y tampoco haya diferencias en la información y timbrado de comprobantes.
Evitar el riesgo fiscal
El Plan Maestro 2024 del SAT tiene como objetivos acciones persuasivas respecto del pago de créditos fiscales, cumplimiento de obligaciones y vigilancia profunda.
En el apartado de fiscalización, identificar esquemas de elusión y evasión, así como la detección de inconsistencias en los CFDI.
De ahí la importancia de aplicar y aprovechar la tecnología para, además de simplificar y agilizar, hacer más eficientes los procesos y actividades encaminados a una cuestión de mejora y toma de decisiones a favor de la estabilidad y crecimiento del negocio.
En el rubro-contable fiscal evitar un riesgo fiscal que culmine en una revisión o auditoría por parte del SAT, que derive en pagos, recargos, carga de trabajo adicional, multas y sanciones.
Proveedores, el eslabón más débil de la cadena
En el caso de los proveedores, una de las grandes complicaciones que podría presentarse impacta la recepción, tratamiento y pago de las facturas electrónicas.
En las acciones de digitalizar procesos con el objetivo de hacerlos más eficientes, manejar cuidadosamente las facturas electrónicas de los proveedores facilitará las transacciones y negociaciones, así como evitar problemas con el SAT.
La propuesta de Sw Sapien® en esta visión de tener una digitalización integral propone el uso de soluciones empresariales como un software especializado en la gestión de los CFDIs de proveedores.
El beneficio central: asegurar que todo está en orden en cuanto a la facturación electrónica, cuando hablamos de proveedores.
- Certeza en procesos de pago: en el caso de proveedores que manejan un alto volumen de facturas, por ejemplo, ayuda a la comunicación efectiva concentrando los documentos en un solo lugar para tener visión de estos.
- Portal a la medida: dependiendo del giro, tamaño y volumen de facturas de proveedores, así como del proceso de gestión de CFDI y reglas de negocio, Cepdi desarrolla un portal de proveedores a tu medida.
- Validaciones fiscales y comerciales: verificación de las facturas de acuerdo con las disposiciones del Anexo 20 del CFDI 4.0, así como a nivel comercial realiza un cotejo de comprobantes.
- Gestión de pagos: asociación automática de los pagos hechos según la factura.
Sw Sapien® busca comunicar que, como proveedor de software, cuenta con una propuesta integral que cubre los frentes de Facturación Electrónica, riesgo fiscal, Contabilidad y Nómina digital, y proveedores.
