¿Cómo ahorrar tiempo y dinero en el control de proveedores?

Los proveedores de tu empresa son una pieza fundamental en el engranaje de toda la organización, ya que son los encargados de suministrar los materiales, productos o servicios necesarios para la operación.

En ese sentido, es importante que cumplan con los plazos establecidos para la entrega de los productos y eviten retrasos en tu operación. 

Formas efectivas de llevar el control de proveedores

Existen diferentes herramientas que pueden ayudar a tu empresa a automatizar procesos. Por ejemplo, un portal para la gestión de proveedores es una plataforma en línea que permite interactuar de forma organizada con ellos. 

Este tipo de soluciones también se encuentran en la nube, por lo que para acceder solo se requiere una conexión a internet y que tu proveedor maneje el sistema. 

Así, puedes tener en un mismo sitio toda la comunicación con tus proveedores, podrán subir y validar documentos como Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), pagos, cotizaciones, plazos de entrega o contratos. 

Al tener todo en el mismo lugar, tendrás la certeza y visibilidad del estatus de cada uno de tus proveedores, cuándo debes recibir los productos o servicios, cuándo debes realizar los pagos y podrás recibir las facturas correspondientes, validadas de acuerdo con tus propias reglas de negocio. 

Ventajas de un portal de proveedores

Este tipo de soluciones pueden estar hechas a la medida, para adaptarse a las necesidades de gestión de cada empresa, las principales ventajas son:

• Permite la evaluación a tus proveedores, así podrás conocer su desempeño, el cumplimiento de plazos y la calidad de los servicios o productos que te entrega. 
• Automatiza procesos repetitivos, por lo que tus colaboradores pueden enfocarse en otras tareas administrativas de mayor valor para la empresa. 
• Hace más eficiente la gestión de tus recursos, por ejemplo, puede solicitar el abastecimiento de cierto producto en cuanto se detecta que los inventarios están bajando, porque hubo un incremento en las ventas; de esta manera, nunca te quedarás sin inventario en el momento menos oportuno.
• Reduce errores y pérdida de información, si por ejemplo las facturas se manejaban por medio del correo electrónico, evitarás perder ese tipo de información u olvidar darle seguimiento entre la gran cantidad de correos que llegan cada día.
• Monitorea que los tiempos establecidos se cumplan por ambas partes, tanto en la recepción de la mercancía, como en los pagos correspondientes, una vez que se ha hecho la entrega.  
• Permite llevar una mejor relación y comunicación con los proveedores, ya que toda la gestión se hace en tiempo y forma. 

Si manejas un número importante de facturas, aunque sea con un solo proveedor, esta solución es para ti. 

En SW sapien® tenemos herramientas especializadas para el control de tus proveedores.  Hemos desarrollado un portal especializado para la gestión de documentos y facturas. Contacta a nuestros asesores, para que te brinden las alternativas más adecuadas a las necesidades de tu empresa.