Claves para integrar la validación y timbrado CFDI a tu software o ERP

Cumplir con las auditorías del SAT y contar con un perfil empresarial son algunos aspectos a considerar para decidir la integración de un servicio de validación y timbrado.

Emitir factura electrónica tiene como propósito evitar la evasión fiscal, y en las últimas semanas ha resonado en medios y diversas pláticas la obligación de sumarse a la nueva versión de los comprobantes digitales: el CFDI 4.0.

Trayendo a la conversación, de igual modo, la importancia y función de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).

¿Por qué? La factura 4.0, la más reciente y oficial dictada por el SAT, requiere para su elaboración la captura previa de los datos de clientes y otro tipo de receptores. 

Datos como régimen fiscal, RFC, nombre y Código Postal, así como otros adicionales, que necesitan ser verificados justamente por un PAC a fin de considerar a los CFDI como válidos.

Entonces, si tú eres un desarrollador de software cuyo producto o servicio está enfocado en apoyar a las empresas en el cumplimiento fiscal a través de la Factura Electrónica 4.0, o en tu empresa buscan integrar a su ERP o software administrativo la función de verificar y timbrar los comprobantes digitales y evitar riesgos fiscales por no cumplir con el CFDI 4.0; aquí tienes una serie de puntos a considerar en la elección de tu PAC.

Tres puntos a no perder de vista

Además de asegurar que el PAC esté en la lista de proveedores autorizados del SAT y tenga el sello oficial que entrega este organismo, debe acreditar:

1. Aprobar las auditorias periódicas del SAT en lo técnico y jurídico, con el objetivo de asegurar que sus aplicaciones y soluciones brindan la seguridad y confianza a los usuarios, operativamente hablando.
2. Infraestructura robusta y redundante para soportar cualquier tipo de demanda en la validación y timbrado de CFDIs, así como disponibilidad promedio de 99% con el usuario y 24/7 x 365.
3. Los mejores niveles y estándares de seguridad para la encriptación de datos, así como resguardo de comprobantes. 

Adicionalmente, revisa que cuenten con todas las actualizaciones, complementos necesarios y su oferta incluye todos los productos y servicios que necesitas.

En estos días de nueva versión de factura electrónica, un aspecto no menos importante es: su actualización a las disposiciones más recientes y timbre CFDI 4.0, CFDI Nóminas 4.0, Carta Porte 2023 y otros complementos para comprobantes digitales.

Un buen perfil empresarial

Ahora si hablamos de trayectoria, experiencia y presencia en el mercado, entonces checa las credenciales del PAC que definen su perfil empresarial:

• Años en el mercado: ayuda a conocer su experiencia; dato que puedes reforzar preguntando quiénes son sus clientes, por qué estos continúan trabajando con el mismo PAC y si tienen clientes de tu mismo giro.
• Certificaciones: adicional a la certificación que otorga el SAT, importante saber si cuentan con otras como ISO27001 o incluso relacionadas con el tema de ciberseguridad.
• Respaldo de marca: además de ofrecer productos y servicios, saber si tiene el suficiente personal comercial que brinde asesoría a fin de tomar la mejor decisión al momento de contratar, así como técnicos que den apoyo en soporte técnico y de acompañamiento si tus clientes crecen en necesidades.
• Productos y servicios: cómo está integrado su portafolio de servicios y productos entiendo cuáles son sus ventajas competitivas y diferencial.
• Casos de éxito: conocer cuáles son esas historias de éxito de clientes cuyo nombre tienen impacto en el mercado o, incluso, esos clientes que un inicio eran pequeños y que gracias a su PAC crecieron y destacan en el mercado.

Conociendo a SW sapien

Bajo la premisa de compartir conocimiento y herramientas siempre disponibles, en la empresa SW sapien llevan 21 años garantizando la emisión y recepción de CFDI con el objetivo de disminuir el trabajo operativo y administrativo en las organizaciones empresariales.

Mediante tecnologías disruptivas, SW sapien ofrece la ventaja de transformar la información de las compañías para el mejor análisis y toma de decisiones. Todo, a partir del CFDI, que sea de paso esta firma de software fue uno de los primeros PAC en adelantarse y estar listo con la versión 4.0 del CFDI, teniendo listo beneficios como:

• Timbres sin caducidad.
• Cancelaciones sin costo.
• Implementaciones a la medida.
• Soporte técnico garantizado.
• Servicios adicionales: Validación, Descargas y Conciliación de CFDI 

Orgullosamente mexicanos, en SW sapien fueron el primer PAC autorizado del SAT en la región de Occidente y que hoy ha sabido crecer y mantenerse teniendo cobertura en todo México. Al cierre de 2022, con más de 632 mil clientes, con más de 54 millones de CFDI verificados y timbrados.

Algunos de sus clientes: Coppel, Alestra, Hitachi, Hauwei, FedEx, Grupo CVA, Farmacias Benavides, Alpura y empresas de software como ClickBalance, Novacaja, NationalSoft y Kepler, entre muchas otras.

SW sapien se diferencia por su atención personalizada con ingenieros de Soporte Técnico y equipo comercial, herramientas adicionales para el almacenamiento y administración de timbres y recursos como webinars y capacitación.