Contar con todos y cada uno de los archivos XML de tus facturas electrónicas es de vital importancia para tener en orden y al día la Contabilidad de tu empresa, y cumplir con las disposiciones fiscales, evitando así un riesgo fiscal.
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A partir de la Factura Electrónica, uno de los procesos esenciales en las empresas es la gestión y administración de los CFDI.
Para iniciarla e, incluso, concretarse, es muy importante contar con todos y cada uno de los comprobantes digitales.
Tanto los recibidos, así como los que se emitieron para clientes.
Para los procesos de facturación electrónica de las empresas, el archivo a tener es el XML. Esto por disposición de ley.
Además, ya es un formato digital que también impulsa la automatización de actividades y ahorra mucho tiempo en la extracción, consulta y verificación de información.
¿Dónde inician las complicaciones?
Las complicaciones principalmente aparecen en los CFDI recibidos, pues su recepción depende de un tercero: los proveedores.
Si en los registros administrativos, de facturación electrónica y contables, se detecta la falta de algún o varios comprobantes; será necesario recurrir a alguna herramienta que ayude a su descarga.
Acción que, invariablemente, tiene conexión con el portal del SAT; pues es ahí ”donde viven” los CFDI que todos los contribuyentes emiten en México.
Dependiendo de los recursos tecnológicos de la empresa, la descarga de XML puede hacerse en el portal SAT; ya que la autoridad fiscal habilitó una herramienta web para eso.
Sin embargo, este servicio ha generado diversos problemas con la descarga masiva de CFDI.
Genera algunas complicaciones y problemáticas, impidiendo que los profesionales puedan realizar descargas al enfrentarse a mensajes como: “servicio no disponible” o “error de conexión a internet”.
Ahí tenemos una primera problemática del servicio de descarga en el portal del SAT: estos mensajes emergentes y en donde aparentemente los equipos de cómputo utilizado, así como la conexión a Internet, no presentaban fallas.
Saturación en el portal
Otra de las problemáticas habituales para la descarga masiva de XML, es la cantidad de personas que desean utilizar el servicio.
Dándose la situación de saturación de los servidores del SAT, ocasionando la atención de una gran cantidad de solicitudes, imposibilitando que otros usuarios puedan obtener sus CFDI sin mayor complicación.
Servicio para una sola ocasión
Hay testimonios de algunos usuarios, que al usar dicho servicio afirmaron que únicamente era posible descargar 2000 archivos XML; y esto en una sola ocasión.
Después de hacerlo, el sistema del SAT no permitía realizar más descargas.
Pensamos en aquellas empresas que tienen una gran cantidad de clientes, o deben registrar un descarga masiva de CFDI: limitar la descarga entorpecer obtener los comprobantes y realizar su gestión.
Y ahí tenemos otra problemática a considerar.
Adicionalmente, el servicio cuenta con una gran cantidad de pasos y ventanas que no hacen amigable ni intuitivo su uso. Lo cual puede propiciar errores involuntarios.
Diferencias en reportes
También se ha presentado la situación de encontrar diferencias e inconsistencias con los reportes de CFDI descargados.
Lo cual implica retrabajo y más inversión de tiempo para asegurar que toda la información esté correcta.
¿Por qué aplicar la tecnología?
Al final, utilizar alguna herramienta tecnológica puede simplificar la descarga de archivos XML de los comprobantes, y no detener la gestión y conciliación de CFDI.
Hay opciones de software y plataformas en la nube que integran a sus funcionalidades la descarga de archivos; estos tienen conexión con el portal y servicio del SAT.
Pero no presentan las problemáticas arriba enlistadas: ¡conoce esas opciones!