La importancia de almacenar facturas y comprobantes en XML

La autoridad fiscal puede solicitar este archivo en caso de una auditoría o inspección, además dicho formato contribuye al cumplimiento de las regulaciones fiscales, minimizando el riesgo de sanciones por no cumplir con los requisitos de documentación.

SW Sapiens

Desde que la factura electrónica es una obligación para todos los contribuyentes, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) también pide que una serie de procesos y acciones sean cumplidas sin distinción.

Una de estas tiene que ver con almacenar y resguardar durante algún periodo de tiempo el archivo XML de las facturas electrónicas que se emiten y reciben.

No olvidemos que el XML es el único formato valido del CFDI para la autoridad fiscal. 

Esta situación ha generado ciertas dificultades para los contribuyentes, pues durante mucho tiempo únicamente guardaban sus facturas impresas y una vez que las solicitaban simplemente revisaban carpetas acomodados en libreros.

Ahora, de acuerdo con lo que dictó el SAT, deben proporcionar una dirección de correo electrónico, o portar algún dispositivo para almacenar sus facturas.

De ese modo, el contribuyente tiene la certeza de que cuenta con su comprobante digital; y por el lado de la autoridad, esta tiene la facultad de acceder a dicho comprobante desde su propia plataforma.

Recordemos la regla 2.7.1.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF):

“Los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”.

Lo cual, como se ha dicho, a pesar del tiempo, a los contribuyentes les sigue siendo difícil tener en cuenta esta encomienda.

¿Por qué es importante?

Guardar las facturas y otro tipo de CFDIs en formato XML es importante por varias razones relacionadas, principalmente y como ya lo vimos, con la legalidad. 

Pero también por una cuestión de posibles auditorías, gestión fiscal y protección e integridad de los datos.

Aquí te enlistamos algunas razones clave: 

1. Requisito legal: el XML es el único formato oficial y legalmente aceptado para respaldar las operaciones contables, fiscales y comerciales. La autoridad fiscal puede solicitar este archivo en caso de una auditoría o inspección.
   
   Ese formato contribuye al cumplimiento de las regulaciones fiscales, minimizando el riesgo de sanciones por no cumplir con los requisitos de documentación.
   
   
2. Auditoría y fiscalización: contar con el CFDI en formato XML facilita la auditoría y fiscalización tanto para la empresa como para las autoridades fiscales.
   
   Sobre todo, porque los archivos XML pueden ser revisados y comparados con los registros contables para garantizar la precisión y la congruencia entre la información proporcionada y reportada por las empresas versus la que tiene el SAT.
   
   
3. Consistencia en la documentación: el formato XML representa un estándar tecnológicamente hablando; esto asegura que todos los CFDI tengan una estructura coherente y uniforme, lo cual facilita la comparación y la conciliación de documentos cuando sea necesario.
   
   
4. Integridad de los datos: el XML es estructurado y codificado de tal manera que conserva la integridad de los datos. Almacenar el CFDI en ese formato garantiza que no alteren ni manipulen los datos después de su emisión.
   
   Esto es fundamental para la confiabilidad y autenticidad del documento.
   
   
5. Consultas y recuperación: mantener los CFDI en formato XML facilita la búsqueda y recuperación de información en el futuro. Si es necesario consultar transacciones pasadas o generar informes históricos, tener esos archivos simplifica dicha tarea.
   
   
6. Respaldo ante disputas: en caso de discrepancias o disputas con proveedores y clientes, el formato XML puede funcionar como evidencia documental de las transacciones realizadas y los términos acordados.
   
   

Pero, ¿dónde guardar los XML?

Tal vez, se trata de adaptarse y almacenar todo lo que conforma la factura en la USB o contar con un correo electrónico como dicta la ley. Está bien.

Pero también resulta importante buscar opciones y en SW Sapiens se tiene SW smarter® Almacén CFDI, un servicio para guardar tus facturas electrónicas de forma segura.

Si no sabes dónde o cómo guardar tus facturas, la bóveda de SW sapien® es una buena opción. Ten siempre disponible cualquier tipo de comprobante fiscal y XML mientras liberas espacio y te preparas para cualquier auditoría.

Evita tener problemas con el SAT, si ellos necesitan revisar tus documentos, puedes dárselos sin ningún problema al contratar nuestro servicio de timbrado de facturación electrónica y servicio para guardar facturas.