A partir de 2018, el proceso de cancelación de CFDI implica, en algunos casos, enviar una solicitud al receptor de la factura, para que apruebe o rechace el procedimiento. Esto viene estipulado en el Código Fiscal de la Federación, en el artículo 29-A.
Una factura electrónica puede tener dos estatus: cancelable o no cancelable. En este segundo caso, se encuentran los CFDI que tengan al menos un documento relacionado vigente, los cuales deberán cancelarse previamente, para que la factura origen pueda pasar al primer estatus.
Ahora bien, para todos aquellos comprobantes que ya se encuentran en modo cancelable pueden darse dos situaciones, que requiera aceptación o no, por parte del receptor.
Un emisor puede cancelar una factura sin necesidad de que sea aceptada si el monto es hasta por 5,000 pesos; se trata de comprobantes de nómina, egreso o traslado; si fue expedida a contribuyentes del RIF; si es por retenciones o información de pagos, o si la cancelación se realiza dentro de los tres días hábiles siguientes a que fue emitida, entre otros.
En caso contrario, se debe solicitar a la persona que recibió la factura que acepte su cancelación, esto se hace a través de un mensaje en su Buzón Tributario y tiene hasta 72 horas para responder a la solicitud, en caso de no hacerlo, se procede a cancelar el CFDI de forma automática.
La cancelación de CFDI puede hacerse a través del portal del SAT, para ello se requiere el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), la contraseña y la e.firma. Además, para firmar la solicitud de cancelación se necesita la e.firma, si se trata de personas físicas o el Certificado de Sello Digital (CSD).
Otra opción es hacer todo el procedimiento a través de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien puede hacerlo de forma masiva facilitando el proceso.
Cuando se trata de facturas en las que no se requiere la autorización expresa del receptor, el proceso de cancelación puede ser mucho más sencillo. Sin embargo, cuando se trata de esperar las aprobaciones, todo el procedimiento es bastante complejo.
Hay que considerar que se debe esperar diferentes tiempos de aprobación, cuando se trata de diferentes receptores o, en todo caso, esperar a que pasen las 72 horas reglamentarias. Además, es necesario manejar los acuses de solicitud de cancelación.
También es importante considerar que, en muchas ocasiones, la cancelación masiva se realiza para corregir algún error y realizar un CFDI por sustitución. En ese caso, si no se verifica previamente que la factura original ya está cancelada, puede crear discrepancias.
Toda esta gestión es mucho más eficiente a través de un PAC, quien puede ayudarte a cancelar grandes volúmenes de CFDI y en caso de ser necesario, hacer las correcciones pertinentes, incluso temas de retimbrado.
De esta manera evitas que la empresa pueda tener diferencias, no solo con la autoridad tributaria, sino también en los estados financieros de la empresa.
Por último, ten en cuenta que antes de efectuar una cancelación masiva debe revisarse que no afecte la contabilidad de la empresa.
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