Los contribuyentes están obligados por ley a guardar sus facturas electrónicas durante cierto tiempo y a proporcionarlas al Servicio de Administración Tributaria (SAT) en caso de ser requeridas.
En el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, se establece que, las personas que están obligadas a llevar contabilidad, deberán conservar toda la documentación durante cinco años, contados a partir de la fecha en que se presentaron las declaraciones relacionadas con ella. Esto incluye a los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
La regla 2.7.1.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal establece que los contribuyentes que entregan y reciben CFDI deberán almacenar los formatos electrónicos XML de las facturas y guardarlas en medios magnéticos u ópticos.
Estos incluyen diferentes recursos como CD, DVD o discos duros, pero deben estar disponibles en el domicilio fiscal del contribuyente y la tecnología usada para su almacenamiento debe estar actualizada.
La desventaja de estos métodos de almacenamiento es que son susceptibles de fallas. Los discos duros pueden borrarse por error, mientras que los CD o DVD pueden dañarse.
Por otro lado, las empresas pueden almacenar las facturas en papel, sin embargo, estas no tienen validez ante el SAT.
Aunque en principio podrían funcionar como prueba de que existe una factura electrónica, en caso de auditoría o de necesitar hacer alguna comprobación, solo los archivos XML son aceptados por la autoridad tributaria.
Una de las alternativas a las que están recurriendo muchas empresas es al almacenamiento de documentos en la nube y esto incluye las facturas electrónicas. El almacenamiento en la nube tiene sus ventajas:
Si estás buscando la mejor forma de guardar tus facturas, considera el almacenamiento en la nube y obtén todas las ventajas de seguridad, flexibilidad y espacio que te ofrece.
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