Automatización de procesos administrativos: Eficiencia para tu empresa

Muchas veces al pensar en automatización viene a la mente la imagen de robots realizando las actividades de las personas; esto puede ser así en sectores industriales o de producción, pero hay muchas otras áreas de la empresa en las que también es posible automatizar procesos, como el área administrativa.

A nivel global, el mercado mundial de automatización de procesos inteligentes (IPA, por sus siglas en inglés) se espera que sea de 27,000 millones de dólares en 2023 y que crezca a 30,000 millones de dólares para 2024, de acuerdo con datos del portal Statista.

La automatización va de la mano con otras tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático o machine learning y la computación en la nube. 

De esta manera, el mercado de automatización de procesos de negocio (BPA, por sus siglas en inglés) alcanzará los 19,694 millones de dólares en 2026, con una tasa de crecimiento anual compuesto de 12.2%, con base en un pronóstico realizado por la empresa de consultoría MarketsandMarkets.

Beneficios de la automatización de procesos administrativos

Algunas de las tareas que pueden automatizarse son, por ejemplo, el levantamiento de órdenes de compra, cuando hay compras recurrentes cada mes; el envío y recepción de facturas electrónicas a clientes o proveedores; recopilación de datos de los proveedores, con lo cual se verifica su nivel de cumplimiento, y la elaboración de reportes después de cada corte. 

Con esto en mente, algunas de las principales ventajas para las empresas serían:

• Reducción de errores. Los sistemas automatizados siguen reglas predefinidas, con lo que se minimizan los posibles errores humanos, como fallos en la captura de datos o en tener ciertos documentos o informes en la fecha estipulada.
  
  Asimismo, se puede cumplir de forma adecuada con ciertas normativas, por ejemplo, en la elaboración de facturas electrónicas, que deben cubrir ciertos requisitos para ser timbradas.
• Ahorro de tiempo. Con la automatización se ejecutan más tareas en menor tiempo, además, al presentarse menores errores, también se elimina el tiempo dedicado en repetir una tarea o llevarla a cabo nuevamente.
  
  En ese sentido, las empresas son más ágiles y responden de forma mucho más eficaz si hay cambios en la demanda o los requisitos del negocio.
• Personal más productivo. Las personas que antes estaban dedicadas a realizar tareas repetitivas o monótonas pueden emplear ese tiempo en otro tipo de actividades, más redituables para la organización. 
• Datos más precisos. Cuando la recolección de datos en diferentes áreas de la empresa se hace de forma automática, se obtienen datos mucho más precisos de toda la operación, ya que no hay omisiones involuntarias de información o captura errónea en las cifras.
• Reducción de costos. De la mano con todos los puntos anteriores, al hacer los procesos administrativos mucho más eficientes, con menos errores y en menos tiempo, la empresa logra reducir costos en el mediano y largo plazo. Incluso aunque se esté invirtiendo cierta cantidad de dinero en la implementación de software o hardware.

Por último, considera que antes de implementar cualquier sistema de automatización, debes revisar la operación de tu empresa y analizar cuáles son las tareas que pueden ejecutarse de forma automática y cuáles son las que te brindarán una mayor rentabilidad. 

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Fuentes:

Statista, Worldwide intelligent process automation market from 2020 to 2024.

MarketsandMarkets, Business Process Automation Global Forecast to 2026.