Las empresas se encuentran constantemente evolucionando hacia la automatización y simplificación de procesos para volverse más competitivas. Esto también abarca a sus sistemas contables y administrativos, uno de los principales ejes de cualquier organización.
Existen diferentes tipos de software para facturación. Generalmente, junto con los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación, se incluye alguno de estos y cada uno cuenta con sus propias ventajas y funcionalidades.
Los programas de facturación electrónica están diseñados para generar los CFDI, gestionar y almacenar las facturas y realizar procesos de recuperación o cancelación de comprobantes, de ser el caso.
Este programa se puede interconectar con otros sistemas de la empresa como los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) o con otros software de contabilidad o administrativos.
Por qué buscar un software de facturación
Aunque muchos de los procesos de facturación se pueden realizar directamente desde las herramientas que el SAT pone a disposición de los contribuyentes, un software de facturación electrónica tiende a ser mucho más amigable con los usuarios.
Generalmente el servicio de facturación que ofrece es en la nube, por lo que no debes instalar ningún tipo de software o pagar por actualizaciones, ya que estas se hacen en automático.
Tampoco consumirá recursos de tu infraestructura de TI, ni de tus computadoras, puesto que solo se requiere una conexión a internet, y todo lo demás está almacenado en la nube.
¿Cómo elegir el mejor software de facturación?
Como ya lo mencionamos, cada sistema de facturación electrónica tiene sus propias ventajas o beneficios adicionales. Así que dependerá de tus necesidades de generación de CFDI, para elegir el más adecuado para tu empresa.
La selección depende de la cantidad de facturas que emites cada mes, el sector en el que se desarrolla tu negocio, si requieres servicios adicionales como descarga o generación de comprobantes de forma masiva, incluso de tu presupuesto.
Algunas de las características deseables que debe tener un software de facturación son:
- Servicio en la nube. La nube es una de las tecnologías emergentes de mayor alcance actualmente. Muchas empresas están migrando parte de sus operaciones a sistemas en la nube por las ventajas en velocidad de procesamiento, capacidad de almacenamiento y flexibilidad que ofrece.
Tiene la ventaja de que puede procesar grandes cantidades de información, a una velocidad superior de lo que pueden hacerlo algunos procesadores.
Además el almacenamiento en la nube es una gran ventaja en caso de que haya un desastre natural o pérdida de información en los sistemas locales de la empresa. Toda la información está resguardada y puede accederse a ella con solo una conexión a internet.
- Estabilidad del servicio. Dado que el sistema se encuentra en la nube, se requiere que el sistema no tenga intermitencia, o estas sean mínimas. Sobre todo si se trata de una empresa que no puede esperar a que se restablezca la conexión a los servidores.
Un software de facturación eficiente ofrece que el sistema esté siempre disponible, dado que hay empresas que deben realizar facturaciones a cualquier hora del día.
- Soporte 24 horas para contingencias de timbrado. Lo mismo que con la estabilidad, un buen software de facturación debe brindar respaldo cuando de disponibilidad de timbrado se trata, cualquier día de la semana a cualquier hora, puesto que las empresas no pueden esperar para efectuar este proceso.
- Servicio de prueba gratuito. Las organizaciones deben asegurarse que ese sistema de facturación es justo lo que necesitan. Por lo que se debería acceder a un cierto tiempo de prueba, antes de firmar un contrato, que suele ser anual.
- Opciones de movilidad. Para este tipo de proceso, la movilidad es clave y se trata de que puedas hacer una factura en el momento y lugar que necesites. Actualmente, el uso de apps nativas para efectuar los CFDI generan un valor adicional para este proceso.
En FactuPronto® el sistema es gratuito para que puedas probarlo durante los primeros días y posteriormente lo puedas contratar de forma anual. En el tema de los timbres, la cantidad la eliges tú, con base en tus necesidades.
Una de nuestras principales ventajas es que los timbres no caducan y no se descuentan si realizas alguna cancelación.
Además, junto con el sistema ofrecemos otras funcionalidades como la realización de prefacturas, borradores o la posibilidad de copiar facturas de clientes frecuentes, así se puede hacer más eficiente el proceso y reducir el tiempo que tarda en facturar.
Al mismo tiempo que haces la factura, podemos comprobar que la persona física o moral a quien le estás facturando no pertenezca a una Empresa que Factura Operaciones Simuladas (EFOS), con lo que te evitas dificultades con la autoridad tributaria.
Adicionalmente, FactuPronto® cuenta con una app móvil disponible para sistemas operativos Android, que puedes descargar para generar y consultar tus facturas en el lugar que te encuentres, así el proceso se simplifica aún más.
Si quieres saber más sobre lo que FactuPronto® puede hacer por tu empresa, ponte en contacto con nosotros. Nuestros asesores pueden ofrecerte las soluciones adecuadas a tus necesidades.
Queremos saber tu opinión, ¿qué es lo que requieres de un software de facturación y cuál sería el ideal para ti? Déjanos aquí todos tus comentarios.
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