Implementar estas mejores prácticas en la validación y verificación de las facturas electrónicas ayudará a mantener la integridad y legalidad de tus transacciones comerciales, protegiendo así el CSD de tu empresa.
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Para cuidar el Certificado de Sello Digital (CSD) en una empresa, no debe olvidarse la implementación de una serie de mejores prácticas en la validación y verificación de las facturas electrónicas (CFDI).
Estas prácticas aseguran que todas las transacciones sean validas, cumplan con las normas fiscales y mantengan la integridad de los registros contables.
En la operación diaria de un negocio, es frecuente ver que una factura electrónica, con sus archivos en PDF y XML, por lo general se piense que es válida.
Además, si se tiene un sello digital (CSD) del SAT vigente y otros requisitos que confirman su válidez. Al final, sucede que no es así: podemos estar ante una factura no válida, o falsificada.
Confirmar la válidez de la factura electrónica
A fin de asegurar la validez de las facturas electrónicas, esta debe constar de algunos elementos vitales.
El primero tiene que ver con la integridad del documento: lo cual indica, que la información que contiene no puede ni debe alterarse. El principio elemental del CFDI. De este modo, de inicio puede detectarse y tomar acciones.
La autenticidad es el segundo elemento importante: permite observar perfectamente y sin errores quienes son el receptor y emisor de la factura.
De igual modo, debe ser un documento verificable como tercer elemento; esto quiere decir que el emisor no podrá bajo ninguna circunstancia negar el hecho de haberla emitido.
En este sentido, se vuelve importante que las empresas resguarden bien tanto su CSD como su e-firma, que el SAT otorga. Pues es esto la que hace verificable el documento.
Implicaciones legales
La verificación de comprobantes digitales, se trata de un proceso esencial en las empresas para la emisión y recepción de los CFDI.
Más allá de ser un hecho relacionado con la Contabilidad y administración de las compañías, se trata de un procedimiento con exigencias legales relacionadas con el cumplimiento fiscal y contable.
Una primera acción relacionada con la verificación de cada CFDI, el SAT dispone de varias herramientas para aplicar la validación, a fin de comprobar que este sea auténtico y válido.
De igual modo, el software contable o administrativo empaquetado, o las plataformas en Internet, que se conectan con el SAT; también son efectivos para confirmar la validez de algunos datos de las facturas electrónicas.
Haciendo una revisión detallada de datos como RFC correcto: al validar el RFC del emisor y receptor en el CFDI, debe coincidir con los datos registrados ante el SAT.
Asimismo, los datos deben estar completos, verificando que todos los campos obligatorios, como nombre, dirección y clave del producto o servicio, estén completos y correctos.
Montos y Conceptos, datos también a verificar. En el primer caso, el monto total de la factura oblgadamente debe coincidir con el acuerdo comercial y los registros internos.
Los conceptos, po su parte, deben estar relacionados con la información que proporciona el SAT de acuerdo con las obligaciones de los contribuyentes.
El desglose de impuestos, aquí hay que revisas que los impuestos estén desglosados correctamente y que las tasas aplicadas sean las correctas.
Acciones a realizar para asegurar la validez de CFDI
- Integración con Sistemas Contables y ERP. Impulsa la automatización de procesos, utilizando un software contable o administrativo, que, además de integrarse con sistemas ERP, automatice la recepción y validación de CFD
- Procedimientos internos y controles. Desarrollar un manual de procedimientos, donde se documenten acciones para la recepción, validación y archivo de CFDI; así como, definir roles y responsabilidades del personal encargado de la validación de facturas.
- Controles Internos. Revisiones periódicas, realizar revisiones periódicas y auditorías internas para asegurar que las prácticas de validación se sigan correctamente. Además, de establecer controles para detectar y evitar la contabilización de facturas duplicadas.
- Gestión de Documentación. Realizar un almacenamiento seguro y digital; organizado y seguro de todos los CFDI recibidos, con copias de seguridad periódicas. Este debe tener un acceso controlado.
- Respaldo de Información. Realizar copias de seguridad regulares de toda la documentación fiscal y contable en sistemas de almacenamiento seguros y, preferiblemente, en la nube.
