Portal de Proveedores es un software especializado en la gestión de Cuentas por Pagar que no solo optimiza el control de pagos, sino que también facilita la logística empresarial y brinda total transparencia en la cadena de suministro.
Permite validar la situación fiscal de los proveedores, administrar sus expedientes, recibir y verificar facturas, y gestionar eficientemente la documentación, asegurando su disponibilidad para licitaciones o auditorías.
Este tipo de solución es ideal para empresas que buscan automatizar y mejorar sus procesos financieros en un solo lugar.
Además, el sistema realiza validaciones específicas, garantizando que las claves de productos y servicios coincidan con la operación registrada. También puedes establecer reglas personalizadas de recepción según el tipo de proveedor o concepto de factura.
Si no cumplen los requisitos, se rechazan automáticamente con una notificación al proveedor explicando el motivo, como la falta de datos clave (número de orden de compra, fecha de recepción o documentos adjuntos).
Autorización y programación de pagos
Los aprobadores reciben notificaciones sobre facturas pendientes, agilizando su revisión y asegurando que los pagos se realicen correctamente y en las fechas establecidas.
Comunicación con proveedores
Los proveedores reciben notificaciones en tiempo real sobre el estado de sus facturas y pagos, reduciendo significativamente llamadas de aclaración y evitando la pérdida de documentos.
Administración de CFDI de pago / Complementos de pago
Tras realizar un pago, el proveedor recibe una solicitud para cargar el CFDI de pago correspondiente. El sistema valida su correcta elaboración y cumplimiento fiscal.
Seguridad y control de acceso
La información compartida con los proveedores debe estar protegida. Un buen portal permite establecer niveles de acceso, evitando extracciones o eliminaciones no autorizadas y garantizando la confidencialidad de los datos.
Visibilidad y control financiero
El acceso rápido a información clave mejora la gestión de proveedores. Contar con dashboards sobre flujo de información y dinero ayuda a la empresa a tomar mejores decisiones y estar preparada ante cualquier imprevisto.
Notificaciones automáticas
Recibe alertas en caso de incumplimientos o fechas de pago cercanas, lo que permite aprovechar beneficios por pagos puntuales y evitar malentendidos.
Además, los proveedores reciben actualizaciones en tiempo real sobre el estado de sus facturas, reduciendo la necesidad de llamadas de seguimiento. Un buen portal también permite enviar correos, comunicados y notificaciones masivas.
Recepción y validación de facturas
El portal verifica automáticamente si un proveedor aparece en las listas negras del SAT y valida las facturas para garantizar su deducibilidad fiscal, ayudando a evitar riesgos y prepararse ante cualquier contingencia.
Alertas de pago programadas
Evita penalizaciones por incumplimiento de términos de pago y accede a descuentos por pronto pago gracias a la programación de alertas.
Contar con un equipo de soporte técnico accesible y eficaz es fundamental para resolver dudas, solucionar problemas y brindar asistencia cuando sea necesario.
Además, las actualizaciones constantes aseguran que el portal se mantenga relevante en un entorno empresarial en constante evolución, incorporando mejoras y nuevas funcionalidades para optimizar la gestión de proveedores.
Un buen Portal de Proveedores debe facilitar la colaboración y administración de tu empresa con sus proveedores, promoviendo la transparencia, eficiencia y una mejor comunicación en todas tus relaciones comerciales.
Solicita una asesoría con un agente especializado y descubre cómo este portal puede ayudarte a gestionar mejor tus procesos y resolver tus desafíos diarios.