Descarga masiva de XML, ¿cuál es la forma más eficiente de hacerlo?

En ciertas operaciones, las empresas deben recurrir a la descarga de XML y las descargas masivas hacen mucho más eficiente este proceso. 

Para realizar alguna auditoría interna o externa, preparar reportes o mantener la contabilidad actualizada, las empresas deben tener los archivos XML de sus Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI). 

Si se tiene en cuenta que las organizaciones efectúan muchas operaciones mensuales, la cantidad generada de facturas que deben ser procesadas y almacenadas es bastante alta. Para ello, debe recurrirse a la descarga masiva de XML.

En el portal del SAT, se puede consultar y descargar todas las facturas emitidas y recibidas por los contribuyentes. Además, también es posible recuperar la información básica o metadata de las facturas. 

La metadata comprende los datos más representativos de los CFDI, por ejemplo, el folio fiscal; el RFC y nombre, tanto del emisor como del receptor; la fecha en que se certificó y que PAC hizo la certificación; el total y el efecto del CFDI, así como su estado, y si se trata de una factura cancelada, la fecha de cancelación.  

En el portal del SAT se muestran los primeros 500 CFDI para descarga del XML, mientras que en el web service pueden recuperarse 200,000 registros por petición, o bien, 1 millón de registros de metadata. 

Ventajas de descarga masiva con un PAC

Además de la descarga a través del sistema del SAT, se puede recurrir a los servicios de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que cuenta con otras opciones y ventajas adicionales en la descarga masiva de XML, entre las principales ventajas se encuentran:

• Podrás obtener una visión detallada de tus CFDI, esto es bastante significativo cuando se trata de altos volúmenes de archivos.
• Las carpetas en las que se descargan los XML pueden organizarse mucho más fácilmente de acuerdo con el año, mes o día de emisión, RFC, o folio del CFDI. 
• Los archivos descargados también pueden nombrarse considerando sus atributos, por ejemplo con el RFC del emisor o receptor, UUID o folio. Con ello se hace muy eficiente la gestión de todas las facturas y su almacenamiento.
• Tendrás reportes detallados del estatus de las facturas electrónicas, ya sea duplicadas o canceladas, recibos de nómina o relacionadas con EFOS (Empresa que Factura Operaciones Simuladas). 
• Al realizar la descarga masiva de XML es posible validar que ningún CFDI haya sido emitido por EFOS listados por el SAT y se comprueba que toda la información sea correcta y esté libre de errores. 
• Puedes tener servicios adicionales como automatización de descarga masiva, para que se haga cada cierto periodo, por ejemplo a fin de mes, o cada 15 días. 
• Una gran ventaja es que puedes recibir notificaciones si hay algún cambio en el estatus de EFOS y tú tienes alguna factura a su nombre. 

Finalmente, lo más importante es que a través de la descarga masiva las operaciones contables de tu empresa sean mucho más ágiles y eficientes. Al mismo tiempo que mantienes al día toda tu contabilidad y puedas responder de forma eficaz a solicitudes de la autoridad fiscal. 

Fuentes:

SAT, Consulta y recuperación de comprobantes.