Las finanzas son parte medular de las empresas. Realizar una conciliación contable y fiscal de forma regular, garantiza la precisión de los registros financieros, con lo que se evitan discrepancias con la autoridad fiscal y posibles sanciones o auditorías.
La conciliación contable y fiscal es un proceso en el que se comparan las cifras contables de la organización, con los datos fiscales. Si al momento de revisar ambos registros se identifican diferencias, debe buscarse el origen y explicarlas.
Las operaciones en las grandes empresas suelen ser complejas: pagos que se retrasan, facturas de pagos en parcialidades o diferidos, que se extienden más allá de lo planeado u operaciones que se cancelan.
Realizar de forma periódica una conciliación contable y fiscal ofrece transparencia en las finanzas de la organización y prepara a los equipos de contabilidad para la declaración de impuestos, pero también brinda otros beneficios:
Identifica errores de forma oportuna. Si hay una diferencia entre lo registrado en los libros contables y lo que se declara al Servicio de Administración Tributaria (SAT), se puede hacer el ajuste necesario a tiempo, antes de que se presente la declaración anual o alguna auditoría.
Previene multas o sanciones. Ya que los registros están al día, se evita el incumplimiento involuntario de las obligaciones tributarias. En caso de auditoría, también se cuenta con un respaldo que corrobora la información presentada al SAT.
Garantiza la transparencia de las finanzas. Con la conciliación contable y fiscal, las empresas se aseguran de tener información precisa y oportuna de la situación financiera y del cumplimiento en materia fiscal.
Planificación financiera. La conciliación permite una mayor comprensión de la situación de la organización, ya que permite identificar ingresos, gastos y las deducciones que aplican en la declaración de impuestos. Gracias a ello, también es posible tomar decisiones informadas para la asignación de recursos y realizar una planeación estratégica.
Para hacer una conciliación lo primero es identificar las facturas que están registradas en el SAT, en un determinado periodo fiscal.
Este proceso se efectúa descargando los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI) que emites y recibes. Para ello, el SAT ofrece dos opciones: la consulta en su portal, donde puedes recuperar hasta 2,000 archivos XML diariamente, o el servicio web, que ofrece la descarga de 200,000 registros por petición.
Sin embargo, hay una alternativa mucho más eficiente para empresas que generan una gran cantidad de facturas electrónicas diariamente y es a través del servicio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), el cual cuenta con la infraestructura y respaldo para ofrecerte un servicio más confiable.
Por ejemplo, en SW sapien® hemos desarrollado soluciones a la medida para la descarga y gestión de los CFDI. La descarga masiva es mucho más ágil, que hacerla a través del portal del SAT y permite validar CFDI cancelados, duplicados, relacionados con EFOS y comparar la información, con los datos que tengas en tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).
También tienes la opción de crear informes a la medida, para estar listo en caso de auditorías, ya sean internas o de la autoridad tributaria.
¿Quieres saber más sobre esta herramienta para hacer más eficiente la conciliación contable y fiscal de tu empresa? En SW sapien® queremos ayudarte; ponte en contacto con nuestros asesores para que te ofrezcan una solución a la medida de tus requerimientos.
Fuentes:
SAT, Consulta y recuperación de comprobantes.
Investopedia, Why Is Reconciliation Important in Accounting?
AITC, Why it is important to reconcile your tax balance regularly.