CFDI 4.0: ¿Cómo identificar errores y discrepancias antes que el SAT?

Quienes emiten y reciben facturas electrónicas en la versión más reciente, continúan cometiendo errores en los datos que determinó el SAT: RFC, régimen fiscal, CP y nombre; tanto para comprobantes que respaldan operaciones comerciales como CFDI de nómina.

Con el inicio de la obligación para usar de manera definitiva el CFDI de Nómina 4.0 el pasado 1 de julio, nuevamente se trae a la mesa los problemas que ha generado el CFDI 4.0 para su correcta emisión.

La nueva versión de la Factura Electrónica, no olvidemos, solicita nuevos requisitos, información y validaciones que, desde su implementación a partir del 1 de enero de 2022, ha reportado una serie de inconvenientes.

Especialistas fiscales y de tecnología, han hecho notar que las problemáticas que surgen con el CFDI 4.0 nada tienen que ver con temas de Transformación Digital o uso de herramientas tecnológicas. 

Los contribuyentes, hacen notar, mal que bien, ya han avanzado en la digitalización de sus procesos a partir de la obligación de sumarse a la Facturación Electrónica desde el 2011; y en el cumplimiento de las obligaciones fiscales, procurarán actualizar el software administrativo o contable que usan.

Principales errores con CFDI 4.0

Entonces, ¿de qué trata el asunto? De calidad de la información. Recordemos que el CFDI 4.0, sean comprobantes digitales de operaciones comerciales o recibos de nómina, los datos principales a incluir son RFC, Nombre, Régimen Fiscal y Código Fiscal.

Con un dato que falle, el CFDI que emitimos no pasará las validaciones y será rechazado por los sistemas de timbrado de los PACs.

Actualmente, ¿estás teniendo dificultades en la emisión de CFDI 4.0? Déjanos decirte, que no eres el único, pues para muchos contribuyentes no ha sido sencillo seguir el nuevo paso.

Aquí enlistamos los errores más frecuentes que se comenten en dicho proceso y los aspectos a cuidar para corregir:

• El régimen fiscal, no corresponde con el contribuyente: Requisito indispensable para la facturación 4.0. La Constancia de Situación Fiscal proporciona el dato y cuidar que pertenezca a la Persona Física o Moral.

• No indicar correctamente el Nombre o Razón Social: Este es un campo obligatorio que impacta al emisor y receptor de facturas; ambos deben registrarse en letras mayúsculas y como aparece en la Constancia de Situación Fiscal.

• Actualización del Código Fiscal del receptor: También es un requisito obligatorio y es un dato importante para la validación de las facturas al momento de emitirse. De igual modo, debe registrarse exactamente igual como aparece en la Constancia de Situación Fiscal. Si no es así, la factura no podrá ser generada.

• Uso de CFDI relacionado al régimen fiscal: La factura 4.0 solicita como obligación indicar el Uso del CFDI, de acuerdo con el régimen fiscal del receptor, esto para evitar diferencias entre la actividad económica del contribuyente y el uso que se da a la factura.

• Errores al relacionar documentos: Cuando se realiza una factura, nota de crédito o Complemento de Pago, entre otros documentos electrónicos, es indispensable señalar el motivo de relación e indicar el folio fiscal de la factura relacionada.

• Reflejar y desglosar los impuestos en Complemento de Pago: El desglose de impuestos en el Complemento de Pago es uno de los principales cambios del CFDI 4.0 y los cuales se relacionan con el CFDI Relacionado. Es muy importante desglosar todo y cada uno de los impuestos, ya sea en un pago por el 100% o en parcialidades.

Errores en CFDI Nómina 4.0

Para el CFDI Nómina 4.0, también hay problemáticas que pueden complicar su emisión y estas igualmente tienen que ver con asegurar que el RFC, régimen fiscal, código postal y nombre del receptor (trabajador) estén correctos.

A fin de asegurar que no haya diferencias, puede consultarse la Constancia de Situación Fiscal.

En el caso del RFC, este pudiera ser más problemático; porque existirán casos de trabajadores que tengan distinto RFC en el SAT e IMSS. Lo cual sucede porque fueron registrados en esas instituciones gubernamentales con más de una CURP, con nombres incompletos, abreviaturas, etc. 

La solución: homologar sus datos y así evitar discrepancias en los recibos de nómina y otros documentos oficiales.

Finalmente, como contribuyentes hay que cuidar todos estos escenarios bajo el entendido que todos los cambios alrededor del CFDI buscan acceder a las transacciones de las empresas fiscalmente hablando; y de ahí tener elementos para prellenar, predecir y detectar inconsistencias.

Muy importante monitorear todos y cada uno de los componentes de la factura 4.0, considerando emitidas y recibidas, CFDI de nómina, Complementos de Pago, etc.

Una solución: tecnología que comunique y armonice los procesos de la tecnología. SW sapien es una gran opción porque a través de SW smarter®:

• Ayuda a la emisión y timbrado de facturas electrónicas, versión 4.0.
• Proporciona un servicio web para timbrado de facturación en línea: emite, valida y realiza la certificación de los CFDI ante el SAT.
• Validación de CFDI: verifica la estructura de los XML, vigencia del Sello Digital ante el SAT y más.
• Cancelación masiva: cancela altos volúmenes y evita cualquier diferencia con la autoridad fiscal.