¿Cómo convertir el XML a PDF sin perderse en el camino?

Convertir XML a PDF: Como ya se sabe, al momento de generar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) el archivo que se obtiene por defecto es el XML, que se suele convertir a PDF para facilitar la lectura a los contribuyentes. 

El XML es el documento donde se encuentra estructurada toda la información que debe contener. Es el que se revisa y valida que contenga todos los datos requeridos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y que además no contenga errores. 

Una vez que se obtiene el XML se convierte a formato PDF, que puede ser archivado en medios digitales, junto con el XML o bien, puede imprimirse. 

¿Cómo convertir un XML a PDF?

Existen diferentes formas de pasar el XML a PDF, a través de un convertidor o de software de facturación, pero lo más importante es que tenga la información que solicita la autoridad fiscal. Todas las facturas deben contener:

• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del emisor. 
• Régimen fiscal en el que tribute.
• Domicilio del local en el que se expidió la factura electrónica. 
• Número de folio asignado por el SAT.
• Sello digital del SAT.
• Lugar y fecha en que se expide.
• Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del receptor. 
• Descripción de la mercancía o servicio que comprende la factura. 
• Valor unitario.
• Importe total en número y letra. 
• Si el pago es en una sola exhibición o en parcialidades. 
• Monto de los impuestos, desglosado por tasa de impuesto. 
• Forma de pago.
• Si son mercancías de importación, el número y fecha del documento expedido por la aduana.
• Fecha y hora de certificación.
• Número de serie del certificado digital con el que se hizo el sellado. 

Además, la representación impresa en PDF debe contar con otra información adicional, de acuerdo con la regla 2.7.1.7 de la Resolución Miscelánea Fiscal:

• Un código de barras bidimensional o folio fiscal del comprobante.
• Número de serie del Certificado de Sello Digital del emisor y del SAT.
• Una leyenda que debe decir: “Este documento es una representación impresa de un CFDI”. 
• Fecha y hora de la emisión y certificación del CFDI.
• La cadena original del complemento de certificación digital del SAT.

Generalidades de la factura XML

Es importante recordar que el archivo que tiene validez es el XML, mientras que el PDF solo es una representación gráfica de la factura electrónica. Si se requiere realizar alguna aclaración ante la autoridad tributaria, este solo acepta el XML.

La ventaja de los PDF es que son de fácil lectura para los contribuyentes, así será más fácil revisar que los datos contenidos, como las cantidades, impuestos, y servicios proporcionados son los que realmente están asentados en la factura electrónica. 

Aunque hay que tener en cuenta que para la detección de ciertos errores, sobre todo cuando se hace por medio de software de facturación, el formato ideal es el XML.

Otra ventaja del CFDI en PDF es que puede mostrar la identidad y la marca de las empresas, algo que no es visible en el XML. 

Esto es posible si se recurre a programas de facturación, para que el PDF se diseñe a la medida de las necesidades de la empresa. Además, con este tipo de software, te aseguras que contenga todos los datos que debe llevar y no se haya omitido alguno por error. 

Si necesitas un sistema de facturación que genere el XML y su versión en PDF o ya tienes un ERP o sistema que emite un XML y requieres que se genere su PDF fácilmente, en SW sapien® podemos ayudarte. Acércate a nosotros para brindarte la solución de facturación que tu negocio necesita. 

Fuentes:

Resolución Miscelánea Fiscal

SAT, Requisitos factura